19. JANUAR 2018

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Kurzer Prozess


Bestandsmanagement Kluge Lösung von hoher Effizienz: Zur Optimierung seines Lebensmittel-Vollsortiments setzt Okle ein intelligentes Bestandsmanagement-System ein. Wichtigstes Ergebnis ist die Reduzierung der Bestände beziehungsweise Kapitalkosten um zwölf Prozent nach nur einem Jahr – mit deutlich steigender Tendenz.

Die 1934 als Kolonialwarengroßhandel gegründete Firma Josef Okle wird heute als Okle Gruppe in der dritten Generation als Familienunternehmen geführt. Dabei nimmt die Okle GmbH Großhandelszentrale im süddeutschen Raum für den selbstständigen Lebensmitteleinzel und fachhandel eine bedeutende Stellung ein. 25 LKWs mit Kühlaggregaten sind im Einsatz, um vom Distributionszentrum der Großhandelszentrale in Singen aus schnell und flächendeckend die angeschlossenen Lebensmittelhändler mit Waren zu versorgen.

Das Geschäftsfeld der Okle Gruppe beschränkt sich aber nicht auf den Handel. Dem 16.000 m² großen Distributionszentrum ist auch eine Fleisch- und Wurstwarenproduktion angeschlossen, die durch die Erlangung der Demeter-Zertifizierung Produkte in biologisch dynamischer Qualität nach Demeter-Richtlinien produzieren darf.
Innerhalb der Firmenphilosophie von Okle wird Qualität von jeher groß geschrieben. Das schlägt sich nicht nur in der Auswahl der Produkte nieder, sondern vor allem im Kundenservice des Unternehmens. Unter dieser Prämisse ist das Management der Okle Gruppe ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen, die dazu beitragen, den Servicegrad und die Dienstleistungsqualität des Unternehmens noch weiter zu verbessern.

Ein zentrales Thema im Bereich Lebensmittelgroßhandel sind Frische und Zuverlässigkeit von Warenlieferungen. Deshalb ist es für Okle von größter Bedeutung, den Servicegrad auf dem jeweils höchsten Niveau zu halten. Denn Waren, die der Okle-Partner nicht oder zu spät geliefert bekommt, holt sich der Einzelhändler womöglich bei einem anderen Anbieter. Damit besteht die Gefahr, diesen Kunden an die Konkurrenz zu verlieren. Die Besonderheit in der Kundenstruktur von Okle ist, dass die belieferten Einzelhändler vertraglich nicht an den Lebensmittelgroßhändler gebunden sind. Aus diesem Grund muss das Unternehmen aus Singen seine Kunden jeden Tag aufs Neue von den Vorteilen der Zusammenarbeit überzeugen: einerseits durch hohe Produktqualität und günstige Konditionen, andererseits durch perfekte Dienstleistungen und den größtmöglichen Servicegrad.

Der Kunde ist König
Der Grundsatz innerhalb der Okle GmbH lautet: Das Unternehmen muss alles tun, um seinen Kunden ein ertragreiches Arbeiten zu ermöglichen. Vor dem Hintergrund dieser Philosophie wird schnell klar, dass das Thema Organisation bei Okle einen hohen Stellenwert hat. Klar auch: Die umfangreichen Aufgaben, welche die Mitarbeiter im Bedarfs- und Bestandsmanagement jeden Tag bewältigen müssen, sind ohne technische Unterstützung zeitlich wie auch kostenseitig kaum zu bewältigen. Aus diesem Grund entschied sich Okle bereits vor einiger Zeit für eine Neustrukturierung der Lagerverwaltung.

Strukturierte Vorgehensweise
Zunächst wurde das Systemhaus T.S.P. Gesellschaft für Informationssysteme mbH mit der Implementierung einer neuen Lagerverwaltungssoftware in das bewährte ERP-System beauftragt, um Defizite in der Lagerverwaltung fortan zu vermeiden. Gleichzeitig mit dem neuen LVS wurde auf beleglose Kommissionierung umgestellt. Für die Kommissionierfahrzeuge wurde ein modernes Datenfunksystem mit mobilen Terminals von ACD angeschafft, für die sprachgeführte Kommissionierung im Tiefkühllager gab’s Talkman-Terminals von Zetes-IND.
Die Investition in die neue Lagerverwaltung mit belegloser Kommissionierung führte schnell zu mehr Transparenz und zu einer deutlichen Reduzierung der Fehlerrate. Bald zeigte sich jedoch, dass auch im Bereich der Materialwirtschaft Optimierungsbedarf bestand und dass die Disponenten mit Unterstützung eines modernen Bestandsmanagementsystems wesentlich effizienter arbeiten würden. Zu diesem Zeitpunkt wurden die meisten Bestellungen einmal wöchentlich vorgenommen, und zwar manuell. Als Grundlage dienten die durchschnittlichen Werte der letzten vier bis sechs Wochen. Dies hatte nicht nur zur Folge, dass die Disponenten viel Zeit mit der Planung verbrachten. Auch das Bestandsmanagement war nicht optimal.

Strenges Qualitätsmanagement
Um die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten, sollen die Waren im Distributionszentrum von Okle nur eine kurze Verweilzeit haben. In der Vergangenheit aber war es häufiger vorgekommen, dass einzelne Artikel – etwa wegen hoher Bestände oder geringerer Nachfrage – länger gelagert wurden als vom strengen Okle-Qualitätsmanagement gestattet. In diesen Fällen mussten die Lebensmittel aus dem Lager entfernt und entweder entsorgt oder mit einem angemessenen Preisnachlass angeboten werden. Vor diesem Hintergrund wurde schnell deutlich, dass sich die Investition in ein intelligentes Bestandsmanagementsystem rasch rentieren würde.
Zunächst wurde versucht, mit einem regio-nalen Softwareanbieter das Projekt der automatischen Disposition zu realisieren. Aber schon bald wurde deutlich, dass der Anbieter die Anforderungen, die Okle an das neue Bestandsmanagement stellte, nicht so leicht umsetzen konnte. Schließlich wurde die Aufmerksamkeit von Okle auf das Bestandsoptimierungssystem Add*One von der Inform GmbH aus Aachen gelenkt. Zu diesem Zeitpunkt hoffte Okle jedoch noch, dass der regionale Softwarepartner seine Aufgabe bewältigen würde, sodass eine Zusammenarbeit mit Inform zunächst zurückgestellt wurde. Erst später, als das erste Projekt als gescheitert angesehen wurde, nahm Okle wieder Kontakt zu den Optimierungs-spezialisten aus Aachen auf.

Klar erkennbare Vorteile
Nachdem sich das Okle-Projektteam eingehend mit Add*One beschäftigt hatte und sich bei einem Referenzkunden von Inform, einem Großhandelsunternehmen für elektronische Bauelemente, von der Zufriedenheit der Add*One-Anwender überzeugen konnte, fiel die finale Entscheidung zugunsten einer Zusammenarbeit mit Inform. Entscheidend bei der Wahl von Add*One für das Bestandsmanagement bei Okle waren neben besten Referenzen die übersichtliche grafische Darstellung von Bestandssituation und Beschaffungsprozess sowie die gute Anwenderführung und die hohe Transparenz, die das System von Inform dem Management bietet.
Hauptziel des Einsatzes der intelligenten Software aus Aachen bei Okle ist die Reduzierung der Bestände bei gleichzeitiger Erhöhung des Servicegrades. Besonders erfreulich in der Einführungsphase: Die Anbindung von Add*One an das bestehende Warenwirtschaftssystem von T.S.P. erfolgte ohne Probleme, und auch die Schulung der Mitarbeiter verlief in jeder Hinsicht reibungslos.

Erfolgreiche Workshops
In zwei Workshops war den Disponenten und dem Projektteam die Arbeit mit der neuen Software nähergebracht worden. Im Rahmen dieser Workshops hatte Inform sich flexibel gezeigt und einige Anpassungen an der Software vorgenommen, um die individuellen Anforderungen bei Okle hundertprozentig zu erfüllen. »Schon zu Beginn der Zusammenarbeit mit Inform war deutlich geworden, dass wir mit dem Aachener Systemhaus den richtigen Partner gewählt hatten«, freut sich Daniel Bahr, Projektleiter der automatischen Disposition bei Okle. »Nicht nur dass Add*One exakt zu unseren Anforderungen passt, auch Kompetenz und Geduld der Inform-Mitarbeiter haben uns uneingeschränkt überzeugt.«
Nun, nach Einführung des Bestandsmanagementsystems Add*One, ist die Arbeit der Disponenten mit der vormals durchgeführten, manuellen Disposition nicht mehr zu vergleichen: In einem Nachtlauf werden die relevanten Daten vom Warenwirtschaftssystem an Add*One übertragen und anschließend verarbeitet. Sämtliche Informationen werden in Kreuztabellen eingefügt, so dass die Disponenten am nächsten Morgen eine übersichtliche Darstellung der zu tätigenden Bestellungen aufrufen können. Das Ordern der Waren erfolgt nach den von Add*One generierten Bestellvorschlägen. »Dieser Vorgang«, erklärt Okle-Fachmann Daniel Bahr, »kann auch vollautomatisch geschehen, das heißt, Add*One schickt nach dem Verarbeiten der Daten automatisch die Bestellungen hinaus. Wir haben uns jedoch entschieden, zunächst die Disponenten noch kurz prüfen zu lassen, ob die Bestellungen wirklich plausibel erscheinen. So können wir auch letzte Zweifel beseitigen.«

Zufriedene Mitarbeiter
Für die Disponenten stellte die Arbeit mit dem intelligenten Bestandsmanagementsystem zunächst eine deutliche Umstellung ihrer Arbeitsweise dar. Früher bestellten die zuständigen Mitarbeiter aufgrund der von ihnen erstellten Planung einmal wöchentlich die benötigten Waren. Heute werden von Add*One täglich Bestellvorschläge erstellt, welche die Disponenten mit wenig Aufwand an die Lieferanten weiterleiten können. Somit steht den zuständigen Mitarbeitern mehr Zeit für Aufgaben im Bereich des Category Management zur Verfügung. Dabei verschiebt sich das Arbeitsfeld der Disponenten von der reinen Bedarfsplanung hin zur komplexeren Sortimentsanalyse und zur Auswahl von Produkten. Wesentlichster Vorteil von Add*One aber ist die drastische Senkung der Lagerbestände, ohne dass dabei die Verfügbarkeit der Waren beeinträchtigt würde. Bereits nach einem Jahr mit Add*One verbuchte Okle eine Reduzierung der Bestände um zwölf Prozent – mit deutlich steigender Tendenz. Die Wirtschaftlichkeit des Bestandsoptimierungssystems steht also außer Frage. Aufgrund seiner hohen Effizienz amortisiert sich die Investition in Add*One innerhalb von 14 Monaten.
Die positiven Auswirkungen der neuen Software beschränken sich nicht nur auf die Bestandsplanung und die verbesserte Wirtschaftlichkeit. Auch im Lager spürt man die Umstellung in der Disposition. »Das Handling im Lager ist viel präziser geworden.Durch besser gesteuerte Bestellungen ist die Menge von Waren im Wareneingang deutlich zurückgegangen. Das erleichtert unsere Arbeit enorm«, freut sich Okle-Lagerleiter Raimund Müller. Und auch die Lebensmitteleinzelhändler profitieren von Add*One - durch einen noch höheren Servicegrad und noch mehr Frische.

www.addone.de

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