Bestände messerscharf erfassen

Technik

Datenerfassung - Börsenorientierte Unternehmen wie die Aachener Jacobs Gruppe haben die Verpflichtung, vierteljährlich ihr Inventar zu bewerten. Aus diesem Grund wurde für die effiziente Erfassung der Bestandsfahrzeuge eine mobile Identtechnik eingeführt, deren Mittelpunkt Handheld-Computer von Casio sind.

09. November 2017
Die Erfassung von Fahrzeugen kann in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Die Sucherei von Fahrzeugen in Papierlisten entfällt, weil das MDE-Handheld den Fahrzeug-Identcode automatisch mit der Liste abgleicht. Bild: Casio Europe
Bild 1: Bestände messerscharf erfassen (Die Erfassung von Fahrzeugen kann in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Die Sucherei von Fahrzeugen in Papierlisten entfällt, weil das MDE-Handheld den Fahrzeug-Identcode automatisch mit der Liste abgleicht. Bild: Casio Europe )

Die Verpflichtung börsennotierter Unternehmen, vierteljährlich ihr Inventar zu bewerten, führte bei der Aachener Jacobs Gruppe zur Einführung einer mobilen Identtechnik für die effiziente Erfassung aller Bestandsfahrzeuge an 16 Standorten. Im Mittelpunkt der kundenspezifischen Lösung des Systemhauses Identass stehen die vielseitigen Handheld-Computer IT-G500 von Casio, die neben der schnellen Inventurdatenerfassung auch weitere Features wie beispielsweise die Fotodokumentation von Schäden erlauben. Das papierlose Handling der Inventurprozesse bei der Erfassung und die automati-sierte Weiterverarbeitung der Daten senkten den Aufwand auf etwa ein Zehntel und führten zu einer Amortisation des Systems innerhalb eines Jahres.

Tradition & Fortschritt

Fahrzeuge, wohin man schaut: Vom preiswerten Kleinwagen bis hin zur edel glänzenden Luxuslimousine. Ob Transporter oder Kombi, ob Offroader oder Sportwagen: In jeder Kategorie stehen eine Vielzahl von Modellen zur Auswahl. Neufahrzeuge, Leasing-Rückläufer und Gebrauchtwagen, überwiegend der vertretenen Marken Volkswagen, Audi, Skoda und Maserati – insgesamt viele tausend Automobile warten auf den Firmengeländen der Jacobs Gruppe in Aachen und Umgebung auf Fahrzeugaufbereitung, Weitertransport und natürlich auf neue Besitzer. Seit über 90 Jahren steht der Name Jacobs in der Region Aachen, Düren, Heinsberg, der Eifel und dem Rhein-Erft-Kreis für Tradition, Erfahrung und Fortschritt in Sachen Fahrzeug und Fahrzeugtechnik. Und Jacobs setzt Maßstäbe: Rund 700 Mitarbeiter und 190 Auszubildende sorgen derzeit für einen Absatz von rund 27.000 Neu- und Gebrauchtwagen jährlich und rund 550 Millionen Euro Umsatz. Damit gehört die Jacobs Gruppe zu den zehn größten VW-/Audi-Händlern Deutschlands. Um genügend Kapital für die bisherigen Expansionen zu generieren, verkaufte die Gründerfamilie Jacobs im Jahr 2005 etwa die Hälfte der Firmenanteile an die amerikanische Penske Automotive Group. Nach zehn erfolgreichen Jahren der Kooperation wurde die Penske Group im Jahr 2015 schließlich Mehrheitsgesellschafter bei Jacobs. Heute wird unter »JACOBS GRUPPE – PENSKE Automotive« firmiert.

Vierfacher Inventuraufwand

Mit steigendem Erfolg der Gruppe erhöhten sich auch die Anforderungen des US-Investors an Organisation und Management der deutschen Beteiligung. Beispielsweise reichte das bisherige Bestandsmanagement mit jährlicher Inventur für das NYSE-notierte Unternehmen nicht mehr aus. Heute muss vierteljährlich der gesamte Fahrzeugbestand ermittelt und abgeglichen werden. »In früheren Jahren konnte man mit dem Aufwand leben, dass einmal im Jahr einige Mitarbeiter rund zwei Wochen mit Inventurarbeiten beschäftigt waren«, erinnert sich Jens Christian Werner, Geschäftsführer der Jacobs Holding. »Doch bei vier Inventuren pro Jahr ist der Aufwand nicht mehr vertretbar, was schließlich zur Suche nach einer Rationalisierungslösung führte.«

Als Ursache des hohen Aufwands erkannte man schnell die herkömmliche Organisation der Inventur mittels Papierbelegen, die damit verbundene mangelnde Flexibilität, die Fehlergefahr und der unvermeidbare Buchungs- und Nachbesserungsaufwand. Die Zähllisten für die verschiedenen Standorte wurden zentral ausgedruckt und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Das Hauptproblem bei der Fahrzeugerfassung waren die starre Reihenfolge der Fahrzeuge auf den Listen und der lästige Suchaufwand, der viel Zeit kostete. Dazu kommt die unvermeidbare Fehlerrate, bei der späteren Übertragung der erfassten Daten von den Listen in die EDV. »Wir sahen in der Optimierung der Inventurprozesse und einer effizienten Informationslogistik ein enormes Einsparungspotential«, bemerkt Jens Christian Werner rückblickend. »Eine Investition in moderne Informationstechnologien versprach neben schneller Amortisation auch eine Verbesserung der Bestandsdaten, weil alle Fahrzeuge innerhalb kürzester Zeit online und damit in Echtzeit registriert werden.«

Individuelle MDE-Lösung

Ein Datenerfassungssystem zur wirtschaftlichen Aufnahme von Fahrzeugbeständen ist einerseits mit einem herkömmlichen Inventurprogramm vergleichbar, andererseits aber sind etliche Sonderbedingungen zu berücksichtigen, die nicht zum Standard gehören. Auf Empfehlung wandte man sich an das Gießener Systemhaus Identass GmbH & Co. KG, um eine auf die spezifischen Anforderungen der Penske Group zugeschnittene Datenerfassungslösung mit Schnittstelle zum übergeordneten DMS (Dealer Management System) entwickeln zu lassen. Identass zeigte sich als kompetenter Partner und erarbeitete zusammen mit dem Projektteam aus Aachen eine Lösung in dessen Zentrum robuste Handhelds zur sicheren, papierlosen Erfassung der relevanten Fahrzeugdaten stehen. Bei der Auswahl geeigneter MDE-Geräte mussten viele Faktoren berücksichtigt werden. Zunächst einmal lag der Fokus auf größtmöglicher Robustheit, damit ein Betrieb im Freien bei Regen und bei klirrender Kälte, wie auch bei sengender Hitze sichergestellt ist und das Gerät bei Stürzen nicht beschädigt wird. Für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter war die Ergonomie sehr bedeutend. Geringes Gewicht, eine handliche Form, ein kontrastreiches Display, welches auch bei Sonnenlicht gut ablesbar ist, und eine lange Batterielaufzeit für mindestens eine Schichtdauer waren wichtig. Gefordert wurde unter anderem eine leistungsfähige Systemarchitektur für eine zukunftsorientierte Software, eine integrierte Digitalkamera mit Blitzlicht und Datenkommunikation via WLAN und Mobilfunknetz. Die Empfehlung der heute bewährten Handhelds von Casio erfolgte durch Chris Schmidt, Geschäftsführer des Systemhauses Identass: »Kein anderes Handterminal verbindet Funktionalität, Ergonomie und Robustheit in solch überzeugender Weise wie die IT-G500-Baureihe von Casio«. Pascal Patej, Automobilverkäufer im Audi Zentrum Aachen, bestätigt: »Nach einem Vergleich verschiedener Geräte fiel uns die Entscheidung für Casio leicht«. Heute sind die Handhelds bei der Jacobs Gruppe an 16 Standorten im Einsatz.

Akzeptanz ist wichtig

Damit eine IT-Lösung wie die mobile Datenerfassung mit Handhelds reibungslos in den laufenden Betrieb integriert wird und auch von ungelernten Hilfskräften fehlerfrei bedient werden kann, ist es hilfreich, wenn die Software einfach und übersichtlich die Arbeitsschritte vorgibt. Pascal Patej, der bereits mit der neuen Lösung Inventuraufnahmen durchgeführt hat, erklärt: »Die einfache Handhabung war eine wichtige Forderung, denn künftig sollen die Inventurzählungen außerhalb der Geschäftszeiten, möglichst am Wochenende beispielsweise von Studenten durchgeführt werden.« Und die jüngsten Erfahrungen zeigen: »Eine Einweisung in die Handhabung dauert nur wenige Minuten. Die Software erklärt sich selbst und erlaubt nur sinnvolle bzw. zulässige Eingaben. Der Imager des Handhelds erfasst die Identcodes schnell und sicher. Fehler sind nahezu ausgeschlossen.« Primäres Ziel bei der Einführung der neuen Lösung war eine effiziente, zügige und sichere Erfassung der Fahrzeuge, ohne viel Suchaufwand. Und die fehleranfällige Bearbeitung mit Papierbelegen sollte vermieden werden. Heute wird im DMS (Dealer Management System) für alle Standorte ein Datensatz erzeugt und über die Identass Schnittstelle als Inventurliste an die MDE-Handhelds übergeben. Die Liste beinhaltet alle vermeintlich lagernden Bestandsfahrzeuge, insgesamt mehr als 6.000 Stück. An den verschiedenen Standorten werden nun systematisch (Reihe für Reihe) alle abgestellten Fahrzeuge unabhängig ob Kundenfahrzeug oder zur Gruppe gehörend aufgenommen. Dazu wird ein hinter der Windschutzscheibe angebrachtes Barcode-Label mit der Fahrgestellnummer eingelesen. Falls kein Barcode vorhanden ist, wird die Fahrgestellnummer eingegeben. Hierbei wird im MDE-Handheld geprüft, ob die Nummer bereits bekannt ist oder nacherfasst werden muss. Nach vollständiger Erfassung aller Informationen werden die Daten von den Mobilgeräten via WLAN oder Netzwerk über die Identass Multilink-Schnittstelle wieder an das übergeordnete DMS zurückübertragen, zusammengeführt und ausgewertet. Falls bei der Inventurdatenerfassung beispielsweise frische Beschädigungen festgestellt werden, können diese mit der integrierten Digitalkamera des Handhelds dokumentiert werden.

Schnelle Amortisation

Anne Reul, Disponentin im Audi Zentrum Aachen, ist sehr zufrieden mit der neuen Inventurlösung: »Die früher notwendige Übertragung der erfassten Daten von den Listen in die EDV und der manuelle Abgleich waren sehr zeitraubend, lästig und unproduktiv. Heute läuft alles vollautomatisch und der Bearbeitungsaufwand beschränkt sich auf die Klärung von Differenzen.« Betrachtet man den heutigen Erfassungsaufwand von maximal zwei Stunden pro Standort und die automatisierte Verarbeitung der Inventurdaten, kann man resümierend von einer Reduzierung des Inventuraufwands um etwa 90 Prozent sprechen. Die Gesamtkosten für die Handhelds und die Erfassungssoftware blieben im Rahmen, da Identass mit einem Minimum an Programmieraufwand ihre modulare Standardsoftware an die Aufgabenstellung der Jacobs Gruppe anpassen konnte. So amortisiert sich die Investition fast schon im ersten Jahr der Nutzung. Die vielfältigen Features der Casio-Handhelds sind jedoch noch lange nicht ausgeschöpft und regen an, über weitere Einsatzmöglichkeiten nachzudenken. So lässt sich neben der schon erwähnten Fotodokumentation auch das integrierte GPS-Modul nutzen um Positionsdaten der abgestellten Fahrzeuge zu registrieren. Da die Handhelds auch NFC/RFID-Funktionalität besitzen, können bei Bedarf auch Transponderdaten (Tags) erfasst werden. Zunächst könnten die MDE-Handhelds jedoch auch im Ersatzteillager zur Unterstützung bei der Inventurzählung eingesetzt werden. Karl-Heinz Mingers

Daten & Fakten

Casio gehört zu den international führenden Herstellern elektronischer Konsumgüter. Getreu dem Grundsatz »Kreativität und Beitrag« widmet sich Casio seit seiner Gründung im Jahr 1957 der Entwicklung von Produkten, die sich durch moderne Technologie und innovative Designsprache auszeichnen.

Heute umfasst die globale Produktpalette des Unternehmens unter anderem Uhren, Digitalkameras, elektronische Wörterbücher, Rechner, Projektoren, Kassensysteme, Handy Terminals sowie elektronische Komponenten wie LC-Displays.

Erschienen in Ausgabe: 06/2017

Schlagworte