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Mobile Datenerfassung - Mit Handterminals von Casio können neben den üblichen Datenerfassungs-aufgaben im Lager und auf der Tour auch Schäden in Echtzeit erfasst, fotografiert und online an ein zentrales Archiv übertragen werden. Keine Frage: Die handlichen Helfer haben einen hohen Nutzen.

18. Oktober 2010

Schnelle, sichere und zuverlässige Lieferung: Diesem Ziel hat sich die Heinrich Koch Internationale Spedition GmbH & Co. KG verschrieben. Das im Jahr 1900 gegründete, mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Osnabrück bietet heute ein breites Spektrum an Transport- und Logistikdienstleistungen an. Mit mehr als 725 Mit-arbeitern arbeitet Koch International mit rund 45 anderen renommierten Speditionsunternehmen aus ganz Europa unter dem Dachverband des CargoLine Logistics Network zusammen und trägt zur Lieferung von mehr als zehn Millionen Sendungen pro Jahr bei.

Ein Stück weit voraus

In den vergangenen Jahren führte das Unternehmen zahlreiche innovative und qualitätsfördernde Technologien ein, sodass es dem Wettbewerb innerhalb der Branche stets ein wenig voraus war. Auch im Bereich der Schadensdokumentation machten sich die Verantwortlichen Gedanken, wie die Servicequalität für den Kunden und die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens optimiert werden können. Im Zuge dieser Überlegungen analysierte ein eigens zu diesem Zweck gebildetes Projektteam die Arbeitsabläufe rund um das Umschlaglager und auch die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben. Schnell wurde deutlich, dass in diesem Bereich ein nicht unerhebliches Einsparpotenzial schlummerte. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die angelieferten Sendungen im Wareneingang des Osnabrücker Umschlaglagers zunächst erfasst und auf Schäden untersucht. Dabei wurden auffällige Waren und auch ganze Lkw-Auflieger mit digitalen Fotokameras fotografiert und eventuelle Schäden dokumentiert. Die erfassten Sendungen konnten nun auf ihren Lagerplatz oder gleich zum Warenausgang bzw. zum Weitertransport gebracht werden. Allerdings war die Arbeit damit noch nicht beendet. Die erstellten Fotos der Packstücke mussten nun im Büro umständlich von der Digitalkamera an das Archiv übergeben werden.

Diese manuelle Archivierung der Fotos konnte nur mit einem großen zeitlichen Aufwand bewältigt werden. Zudem kam es auch zu Fehlern, beispielsweise durch falsche Zuordnung der Fotos und der Waren. »Die Zuordnung der Fotos zu den einzelnen Sendungen und den erstellten Protokollen war sehr mühsam. Jeden Tag waren wir drei Stunden mit der Fotoverwaltung beschäftigt«, macht Peter Stephan, Leiter des Umschlaglagers, deutlich. Der Bedarf zur Einführung eines neuen Systems begründete sich aber nicht nur mit dem großen zeitlichen Aufwand durch das manuelle Verwalten der Bilder. Vielmehr stand die Verbesserung der Servicequalität gegenüber den Kunden im Vordergrund. Das nachträgliche Bearbeiten und Archivieren der Bilder führte dazu, dass diese Daten erst sehr viel später für die Serviceabteilung zur Verfügung standen. Bei Anfragen von Seiten der Kunden konnte deshalb häufig nicht sofort reagiert werden, da die aktuellen Fotos und Protokolle aus dem Lager noch nicht abrufbereit waren. Nachdem die Problematik der Schadenserfassung und -protokollierung bekannt war, wurde nach einer geeigneten Lösung gesucht. Dabei ermittelte das Projektteam zunächst die technischen Anforderungen. Anschließend begab sich das Team von Koch auf die Suche nach geeigneten Geräten. Die innovativen Handterminals DT-X30 von Casio überzeugten schon bei der ersten Vorführung. Besonders die Bildqualität der digitalen Fotos übertraf die anderer Anbieter. Neben der Fotoqualität wurden allerdings noch weitere hohe Anforderungen an die Geräte gestellt. Die Terminals mussten bedienerfreundlich und ergonomisch sein.

Weitere Voraussetzung war ein perfekter Service seitens des Anbieters, da bei eventuellen Schäden oder Defekten eine schnelle Reparatur erwartet wird. Die raue Arbeit im Umschlaglager und auf den Fahrzeugen erforderte zudem besonders robuste Handgeräte. »Die höchsten Widerstandswerte eines Terminals sind für unseren Anwendungsbereich gerade gut genug. Es hat sich gezeigt, dass die robusten Handterminals der Baureihe DT-X30 von Casio aufgrund der Schutzart IP 67 auch im strömenden Regen benutzt werden können und das Gehäuse so stabil ist, dass es Stürze aus 1,80 Meter unbeschadet übersteht«, unterstreicht Peter Stephan seine Entscheidung für die Casio Handterminals. Nachdem klar war, dass die Handterminals von Casio den Erwartungen von Koch International entsprachen, suchte das Projektteam nach einem Systemhaus, das die geeignete Software erstellen und das Projekt betreuen sollte. Bald stand fest, dass der langjährige IT-Partner pco (Personal Computer Organisation) bei der Umsetzung und Einführung des Systems das Speditionsunternehmen begleiten würde. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war die gute Zusammenarbeit bei vorangegangenen Projekten. »Wichtig war, dass der Projektpartner sich mit den Gegebenheiten der Speditionsbranche auskannte. Pco kennt nicht nur unser Unternehmen seit vielen Jahren, sondern hat zudem Erfahrungen mit anderen Speditionsbetrieben und kennt daher die Anforderungen des Marktes sehr genau«, merkt Helmut Börst, Leiter nationale Spedition und Prokurist, an.

Perfekte Lösung

Schon kurz nach der Entscheidung für die Casio-Terminals begann pco mit der Entwicklung einer passenden Software. Dabei orientierte sich das Systemhaus an den Vorstellungen von Koch International, um eine perfekt auf das Unternehmen und die Speditionsbranche abgestimmte Lösung zu erarbeiten. Ziel war, neben einer schnellen und genauen Schadenserfassung auch alle anderen Funktionen der mobilen Datenerfassung – vom Wareneingang über die Zwischenlagerung und Warenausgangsprotokollierung bzw. Beladung bis hin zum Einsatz bei den Liefertouren mit Ablieferscannung, GPS-Positionsbestimmung und Unterschriftenerfassung – mit Hilfe des neuen Systems abzuwickeln. »Die Möglichkeiten, die sich für uns durch ein solch innovatives MDE-System ergeben, wirken sich nicht nur auf die Bereiche aus, die mit den Handterminals arbeiten. Neben der Distribution profitiert besonders der Service immens. Die Effizienz und Qualität unserer Leistungen wird stark verbessert, und das sollte immer im Vordergrund stehen«, sagt Klaus Schott, Hauptabteilungsleiter Qualitätsmanagement & Service bei Koch International.

Deutliche Vorteile

Mittlerweile läuft die Anwendung reibungslos und bringt etliche Vorteile, beispielsweise bei der Wareneingangskontrolle. Hier scannt der Mitarbeiter den auf dem Packstück angebrachten Barcode. Nun wird ihm auf dem Display des Handterminals angezeigt, wohin die Lieferung versandt wird und auf welchen Lagerplatz die Sendung gebracht werden muss. Gleichzeitig werden die Waren auf Schäden untersucht. Liegt eine Beschädigung vor, wird der Barcode erneut gescannt und aus einer vorgegebenen Liste der passende Beschädigungstyp ausgewählt. Danach kann der Mitarbeiter die beschädigte Sendung fotografieren. Diese Schadensdokumentation wird in Echtzeit mittels WLAN übertragen und kann sofort weiterbearbeitet werden. Da die Aufnahmen mit der Sendungsnummer und dem Schadenscode gekoppelt sind, sortiert das elektronische Archiv die Schadensmeldungen sofort ein. Ab diesem Moment kann im ganzen Unternehmen auf das Schadensprotokoll zugegriffen werden. Aber nicht nur spezielle Schäden an einzelnen Sendungen können mit der Kamera festgehalten werden, auch der gesamte Beladezustand eines Fahrzeugs oder eines Aufliegers kann dokumentiert werden. »Es kommt auch schon mal vor, dass es die Ladung eines Lkw nicht richtig gesichert oder unzureichend verpackt ist. Auch das können wir fotografieren, um es später weiterzugeben. Wegen der guten Bildqualität der integrierten Kamera und des leistungsstarken Blitzlichts erhalten wir auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen aussagefähige Bilder«, freut sich Koch-Umschlaglagerleiter Peter Stephan.

Starke Verbesserung

Der Vorteil der neuen Handterminals in Kombination mit der pco-Software ist eindeutig: Die Dokumentation jeglicher Schäden ist stark verbessert. Durch die Echtzeitübertragung via WLAN können die Mitarbeiter im Service bereits kurz nach Protokollierung des Schadens auf die Datenbank zugreifen. »Die Kommunikation zwischen den Kunden und dem Unternehmen wird dadurch erheblich vereinfacht, da anhand der Sendungsnummer genau verfolgt werden kann, ob Schäden bereits bei Anlieferung im Lager von Koch International vorlagen. Auch die Beweispflichten gegenüber Versicherungen sind ohne großen Aufwand erledigt«, betont Klaus Schott. Und Peter Stephan fügt an: »Die Archivierung der Fotos ist nun viel schneller möglich. Wir brauchen keine zehn Minuten täglich, um die Daten zu kontrollieren. Hinzu kommt, dass wir mit den Handterminals von Casio nun Geräte haben, die alle anfallenden Aufgaben erledigen können. Da beim Casio DT-X30 alles integriert ist, sind zusätzlich adaptierte Vorrichtungen wie Digitalkameras, Barcodescanner oder GPS-Empfänger nicht mehr notwendig.« Wegen der beträchtlichen Arbeitserleichterung und der großen Zeitersparnis findet das neue System bei den Koch-Mitarbeitern breite Unterstützung.

Neuer Qualitätsstandard

Inzwischen ist die Erweiterung des Systems auf die CargoLine-Partner ins Auge gefasst, da auf diese Weise die lückenlose Dokumentation und Rückverfolgung im gesamten Vertriebsgebiet des Unternehmensverbundes ermöglicht wird. Das Haus Koch-International ist der erste CargoLine-Partner, der das hoch effektive System einsetzt und nimmt somit eine Vorreiterrolle in der modernen Schadenserfassung ein. »Die gefundene Lösung hat uns in unserem Bemühen, immer die bestmögliche Qualität anzubieten, einen großen Schritt nach vorn gebracht. Die Schadenserfassung mit Hilfe der mobilen Datenterminals hat einen neuen Qualitätsstandard gesetzt, an dem wir uns jetzt orientieren. Umso erfreulicher ist, dass mit dem verbesserten Servicegrad auch noch weitere Vorteile wie Zeitersparnis und Aufwands-reduktion einhergehen«, betont Heinz-Peter Beste, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter Controlling und IT.

Erschienen in Ausgabe: 05/2010