Wer seinen Online-Shop skaliert, kommt früher oder später an den Punkt, an dem das eigene Lager im Keller oder die Garage nicht mehr ausreicht. Die Auslagerung an einen Fulfillment-Dienstleister ist oft der nächste logische Schritt, um Zeit für Marketing und Produktentwicklung zu gewinnen, doch die Kostenstruktur dieser Anbieter ist für Einsteiger oft undurchsichtig. Viele Händler begehen den Fehler, nur auf die reinen Paketpreise zu schauen, während die eigentlichen Margenkiller in den Prozessgebühren für Einlagerung, Kommissionierung und Retouren versteckt liegen.
Das Wichtigste in Kürze
- Fulfillment-Kosten setzen sich modular zusammen, wobei die reinen Versandkosten oft nur die Spitze des Eisbergs sind.
- Die Gesamtkosten pro Bestellung (Cost per Order) hängen massiv von der Anzahl der Artikel im Warenkorb und der Lagerdauer ab.
- Versteckte Gebühren entstehen häufig bei der Warenannahme, speziellen Verpackungswünschen oder unzureichend kalkulierten Retourenprozessen.
Grundlegende Bausteine einer Fulfillment-Rechnung
Um Angebote vergleichbar zu machen, müssen Sie verstehen, dass Logistikdienstleister selten Pauschalpreise anbieten, sondern jede Bewegung im Lager einzeln berechnen (Activity Based Pricing). Ein seriöses Angebot gliedert sich immer in fixe Kosten für die Infrastruktur und variable Kosten, die direkt mit Ihrem Bestellvolumen steigen oder fallen. Wenn Sie diese Struktur nicht durchschauen, riskieren Sie Verträge, die bei steigenden Verkäufen plötzlich unrentabel werden, weil bestimmte Gebührenpositionen überproportional wachsen.
Die meisten Kostenmodelle basieren auf fünf zentralen Säulen, die Sie in jedem Angebot identifizieren und separat prüfen sollten. Diese Aufteilung hilft Ihnen, Kostentreiber in Ihrem eigenen Sortiment zu erkennen – etwa Produkte, die lange liegen oder schwer zu verpacken sind:
- Setup & IT-Anbindung: Einmalige Kosten für die Schnittstelle zum Shop-System und monatliche Grundgebühren.
- Warenannahme (Inbound): Kosten für das Abladen, Prüfen, Zählen und Einbuchen Ihrer Lieferungen.
- Lagerung (Storage): Miete für Palettenstellplätze, Fachbodenregale oder Kleinteilelager, meist pro Tag oder Monat berechnet.
- Kommissionierung (Pick & Pack): Gebühren für das Greifen der Ware (Pick) und das verpacken (Pack), oft gestaffelt nach Artikelanzahl.
- Versand & Retouren (Outbound): Das Porto für den Paketdienstleister sowie die Bearbeitung von Rücksendungen.
Kalkulation der Warenannahme und Lagergebühren
Der Kostenprozess beginnt lange bevor der erste Kunde bestellt, nämlich sobald Ihre Ware beim Dienstleister eintrifft. Hier wird oft unterschätzt, wie detailliert die Prüfung abgerechnet wird: Eine einfache Palettenannahme ist günstig, muss der Logistiker jedoch jeden Karton öffnen und Einzelteile zählen (Qualitätskontrolle), steigen die Stundensätze rapide an. Zudem berechnen viele Anbieter sogenannte „Pre-FBA“-Gebühren oder Einlagerungspauschalen, wenn die Anlieferung nicht den vorgegebenen Standards entspricht, etwa wenn Barcodes fehlen oder Kartons beschädigt sind.
Bei den Lagerkosten selbst ist der Umschlagshäufigkeit der entscheidende Faktor für Ihre Marge. Dienstleister berechnen Lagerplatz meist pro Kubikmeter oder Stellplatz (Palette vs. Fachboden), was bedeutet, dass „Langsamdreher“ (Slow Mover) teure Miete verursachen, ohne Umsatz zu bringen. Achten Sie auf Verträge, die ab einer gewissen Lagerdauer (oft sechs Monate) Strafgebühren oder erhöhte Langzeitlagergebühren vorsehen, da der Logistiker eigentlich an der Bewegung der Ware verdient und nicht an deren Aufbewahrung.
Die Mechanik von Pick-und-Pack-Kosten verstehen
Der Bereich „Pick & Pack“ ist oft der komplexeste Teil der Rechnung, da er stark von der Struktur Ihrer Warenkörbe abhängt. Üblich ist eine „Base Fee“ (Grundgebühr) pro Bestellung, die den ersten Artikel (Pick) und den Karton umfasst, sowie eine günstigere „Add-Pick“-Gebühr für jeden weiteren Artikel in derselben Sendung. Für Händler mit vielen kleinen Artikeln pro Bestellung ist ein niedriger Add-Pick-Preis essenziell, während Händler mit teuren Einzelprodukten eher auf eine niedrige Base Fee achten sollten.
Hinzu kommen die Materialkosten für Kartonage und Füllmaterial, die entweder pauschal in der Base Fee enthalten sind oder separat nach Verbrauch abgerechnet werden. Vorsicht ist geboten bei individuellen Wünschen: Sobald Sie Flyer beilegen lassen (Inserts), Seidenpapier wünschen oder spezielle Branding-Klebebänder nutzen möchten, fallen fast immer manuelle Sondergebühren an. Diese „Value Added Services“ können die Kosten pro Paket schnell um 0,50 bis 1,50 Euro in die Höhe treiben, was bei geringmargigen Produkten den Gewinn auffrisst.
Einflussfaktoren auf die reinen Versandtarife
Obwohl Fulfillment-Dienstleister durch Bündelungseffekte meist bessere Konditionen bei Paketdiensten wie DHL, UPS oder DPD erhalten als einzelne Händler, geben sie diese nicht immer 1:1 weiter. Die Versandpreise hängen stark vom Gewicht, den Maßen und dem Zielland ab, wobei oft mit Volumengewicht kalkuliert wird: Ein leichtes, aber großes Kissen kann versandtechnisch teurer sein als ein schweres, kompaktes Buch. Prüfen Sie genau, welche Zonentarife für den grenzüberschreitenden Versand gelten, da hier die größten Kostenfallen lauern.
Ein weiterer Aspekt sind Treibstoff- und Energiezuschläge sowie Mautgebühren, die oft dynamisch auf den Basisversandpreis aufgeschlagen werden. Gute Verträge weisen diese Zuschläge transparent aus oder inkludieren sie in einen „All-in“-Versandpreis, was die Kalkulation für Sie sicherer macht. Fragen Sie zudem nach den „Cut-off-Zeiten“: Günstigere Tarife bedeuten oft, dass Bestellungen, die nach 12 Uhr eingehen, erst am Folgetag bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen kann.
Typische versteckte Kostenfallen im Vertrag
Abseits der offensichtlichen Prozesskosten verstecken sich in vielen Logistikverträgen Gebühren für administrative Aufwände oder IT-Dienstleistungen. Dazu gehören monatliche Pauschalen für die Nutzung des Kundenportals, Gebühren für den Support bei Nachforschungen zu verlorenen Paketen oder Mindermengenzuschläge, wenn Sie in einem Monat zu wenige Bestellungen haben. Auch die Anbindung neuer Verkaufskanäle oder Marktplätze lässt sich mancher Dienstleister teuer als IT-Projekt bezahlen.
Besonders kritisch ist der Umgang mit Retouren, da diese manuell sehr aufwendig sind: Das Paket muss angenommen, geöffnet, die Ware geprüft, neu verpackt und wieder eingelagert oder entsorgt werden. Dieser Prozess kostet oft das Doppelte bis Dreifache eines normalen Versandschrittes (Outbound). Wenn Sie Produkte mit hoher Retourenquote verkaufen (z. B. Mode), müssen Sie die Gebühren für „Return Handling“ und „Aufbereitung“ (Bügeln, neu Etikettieren) extrem genau prüfen, da diese Positionen sonst die gesamte Marge der Erstbestellung vernichten.
Entscheidungshilfe für die Auswahl des Anbieters
Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie potenzielle Partner nicht nur nach dem Preisblatt, sondern nach ihrer Kompatibilität zu Ihrem Geschäftsmodell bewerten. Ein Anbieter, der auf Mode spezialisiert ist, hat andere Strukturen als einer für Nahrungsergänzungsmittel oder schwere Möbel. Nutzen Sie konkrete Szenarien aus Ihrem Alltag (z. B. „Kunde bestellt 3 Artikel, schickt 1 zurück“) und lassen Sie sich diese exakt vorrechnen, statt sich auf theoretische Bestpreise zu verlassen.
Stellen Sie im Gespräch folgende Fragen, um die Belastbarkeit des Angebots zu prüfen:
- Gibt es Mindestvolumina pro Monat und was passiert, wenn diese unterschritten werden?
- Wie werden Bestanddifferenzen (Inventurverluste) entschädigt?
- Sind Verpackungsmaterialien im Pick-Preis enthalten oder werden sie separat berechnet?
- Wie hoch sind die jährlichen Preisanpassungen im Vertrag fixiert?
- Welche Kündigungsfristen gelten und wie teuer ist eine Auslagerung des Bestands (Exit-Szenario)?
Fazit: Gesamtkosten pro Bestellung als einzig wahre Währung
Die Frage „Was darf Fulfillment kosten?“ lässt sich nicht mit einem pauschalen Euro-Betrag beantworten, sondern nur im Verhältnis zu Ihrem Warenkorbwert und Ihrer Marge. Als grobe Richtlinie gilt im E-Commerce oft, dass die gesamten Logistikkosten (Lager, Pick, Pack, Versand) idealerweise zwischen 10 und 20 Prozent des Nettoumsatzes liegen sollten – bei hochpreisigen Artikeln weniger, bei günstigen Gütern eventuell mehr. Wichtig ist, dass Sie nicht den Anbieter mit dem niedrigsten Versandlabel-Preis wählen, sondern denjenigen, der die Gesamtkosten (Total Cost of Fulfillment) transparent hält und Ihre Prozesse effizient abbildet.
Am Ende zahlen Sie beim Fulfillment nicht nur für das Versenden von Paketen, sondern für Skalierbarkeit und professionelle Abwicklung. Ein etwas teurerer Anbieter, der dafür eine Fehlerquote nahe Null hat, Retouren schnell wieder in den Verkauf bringt und Ihre Kunden durch schnelle Lieferzeiten begeistert, ist unter dem Strich oft günstiger als ein Billiganbieter, der durch Bestandsfehler und langsame Prozesse Ihre Kundenbindung (Customer Lifetime Value) gefährdet. Transparenz und Prozessstabilität sind in der Logistik langfristig immer wertvoller als der letzte gesparte Cent beim Porto.