19. JULI 2018

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Schnell und rationell


Stichprobeninventur Gewusst wie: Oerlikon Contraves senkt mit einem intelligenten Stichprobensystem den jährlichen Inventuraufwand um rund 80 Prozent – eine Ersparnis, die sich auszahlt.

Die Oerlikon Contraves AG gehört zu den führenden Herstellern von komplexen Waffensystemen für die Flugabwehr und ist ein Tochterunternehmen der Rheinmetall AG. Mit ihrem Geschäftsbereich Air Defence Systems ist die Oerlikon- Contraves-Gruppe Teil des Rheinmetall Defence Verbundes. Mit 730 Mitarbeitern erwirtschaftete sie im Jahr 2007 einen Umsatz von 331 Millionen Euro. Die Hauptaufgaben von Oerlikon Contraves liegen in der Entwicklung und Fertigung von Flugabwehrsystemen sowie von Simulatoren und Trainingssystemen. Hauptsitz des Unternehmens ist Zürich. Auslandsgesellschaften befinden sich in Asien, Italien und Kanada. An 30 Lagerorten werden 82.000 verschiedene Artikel mit einem Gesamtwert von über 200 Millionen Schweizer Franken verwaltet. Der größte Teil des wertvollen Lagerguts befindet sich in Zürich, und zwar in einem automatisierten Hochregallager für Paletten und Behälter.
»Unsere Produkte sind sehr langlebig. Um die Versorgung der Kunden sicherzustellen, müssen wir eine hohe Lieferbereitschaft anstreben«, erläutert Logistikleiter Kurt Lehmann. »Diese Bereitschaft erfordert entsprechende Lagerbestände. Große Läger sind daher unvermeidlich.« Die große Anzahl der Artikel und der hohe Warenwert machten eine personen- und zeitaufwendige Inventur früher unumgänglich. Um den Aufwand zu verringern, führten die Verantwortlichen in den verschiedenen Lagerstandorten schon vor einigen Jahren die Selektionsinventur ein.

Klar festgelegte Parameter
Jeden Monat erstellte das SAP-System Inventuraufträge, die dann von den Mitarbeitern abgearbeitet wurden. Dabei ging das Personal nicht artikelbezogen, sondern abteilbezogen vor. Das Rechnungswesen in SAP hatte zuvor bestimmte Parameter festgelegt, die bei der Inventur zu berücksichtigen waren. So mussten 95 Prozent der inventierten Teile mit der Sollmenge übereinstimmen, der hochgerechnete Fehleranteil durfte ein Prozent des Gesamt-Lagerwertes nicht übersteigen, und die hochwertigen Positionen (ca. 2.000 verschiedene Artikel) mussten zu 70 Prozent inventiert werden. Zudem mussten alle Lagerabteile innerhalb von sechs Jahren mindestens einmal komplett gezählt werden.
Durch die Selektion wurde bereits eine nicht unwesentliche Verringerung des Inventuraufwands erreicht. Jedoch waren immer noch 2,5 Mitarbeiter während des gesamten Jahres mit Inventurarbeiten beschäftigt. Vor diesem Hintergrund wurde Ende 2005 ein Projektteam gebildet, das eine Software-Lösung zur Minimierung des Inventuraufwands einführen sollte. »Bei der Suche nach einem passenden System konnten wir uns nicht viel Zeit lassen,« erinnert sich Viktor Schöneberger, EDV-Support bei Oerlikon Contraves und Mitglied des Projektteams, »schon Anfang 2006 sollte das neue System einsatzbereit sein. Deshalb mussten wir nicht nur die passende Lösung finden, sondern auch ein Software-Haus, dessen Mitarbeiter zuverlässig und schnell reagieren.«

Auf Anhieb überzeugt
Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter machte die IT-Abteilung von Oerlikon Contraves das Projektteam auf die Software-Lösung Invent des Aachener Systemhauses Inform aufmerksam, die bereits bei der Rheinmetall-Tochter Atlas im Einsatz war. Bei der Testinstallation von Invent bei Oerlikon Contraves gefiel dem Projektteam vor allem die gute Dokumentation des Programms. »Von Invent waren wir sofort überzeugt«, erinnert Viktor Schöneberger sich. »Das System ist leicht zu bedienen, und die Schnittstelle zum SAP-System hatte sich bereits bei etlichen Firmen bewährt.«
Eine Voraussetzung für die Entscheidung zugunsten von Invent war die Zertifizierung der Software-Version durch die Revisionsgesellschaft KPMG Fides und deren Bestätigung durch die Revisionsgesellschaft PWC Zürich. Oerlikon-Contraves- Logistikleiter Kurt Lehmann: »Für uns war natürlich wichtig, dass der Anbieter ein von Wirtschaftsprüfern und Behörden akzeptiertes Zertifikat vorweisen konnte. Es macht keinen Sinn, ein System zu installieren, um den Lagerbestand schnell errechnen zu können, aber zusätzlich einmal im Jahr eine Vollinventur durchführen zu müssen.«
Nachdem der Einsatz von Invent beschlossene Sache war, wurde das Programm in einer Version für Schätzverfahren und Sequenzialtest auf einem speziellen Server installiert, und die beteiligten Mitarbeiter erhielten eine Einweisung in die Arbeit mit Invent. Vor dem Praxiseinsatz des Systems mussten durch Bildung von Grundgesamtheiten zunächst alle Lagerorte stichprobeninventurtauglich gemacht werden. Grund: Der Einsatz von Invent macht nur dann Sinn, wenn die Artikelanzahl pro Lager mindestens 1.500 verschiedene Artikelpositionen beträgt. Kleine Lagerorte wurden deshalb zusammengelegt. Bei der Bildung der Grundgesamteinheiten wurde auch gleich das Stichprobeninventurverfahren (Sequenzialtest oder Schätzverfahren) für den Lagerbereich festgelegt.

Betriebsinterne Vorgaben
Da in den Lägern der Oerlikon Contraves AG die Bestandsführung sehr genau ist, erfüllen die drei größten Grundgesamtheiten die Voraussetzungen für den Sequenzialtest. Bei den restlichen drei Grundgesamtheiten kommt das Schätzverfahren zum Einsatz. Folgende betriebsinterne Vorgaben müssen eingehalten werden: Mit 95-prozentiger Sicherheit muss der tatsächliche Lagerwert in einem Intervall von +/- 0,5 Prozent um den kalkulatorisch ermittelten Lagerwert liegen; die jährlichen Inventurdifferenzen dürfen 0,2 Prozent des Gesamt-Lagerwerts nicht übersteigen oder nicht mehr als 500.000 Schweizer Franken betragen; die wertwichtigsten Artikel, die in der Summe 50 Prozent des Lagerwerts betragen, sind jedes Jahr zu 100 Prozent zu inventieren.
Zum Start des neuen Systems wurden 270 verschiedene Artikel ausgelost, wovon 200 im ersten Inventurdurchlauf als Pilot-Stichprobe überprüft werden mussten. Dieser Vorgang muss beim Sequenzialtest alle drei Jahre wiederholt werden. In den zwei Jahren dazwischen werden pro Jahr nur etwa 70 Positionen gezählt. Ferner werden die besonders hochwertigen Artikel (ca. 50 Prozent des Lagerwerts) bei jeder Zählung einer Vollinventur unterzogen.
In den Lagerorten von Oerlikon Contraves findet keine Stichtagsinventur statt. Der Inventurplan wird auf das ganze Jahr verteilt. Zur Erteilung der Inventuraufträge werden in SAP zunächst die Buchdaten angelegt. Als nächstes werden die Artikel den Bestandsebenen zugeordnet. Aus diesen Daten wird die Lagergesamtheit gebildet. Anschließend wird eine Datei mit allen Artikeln des ausgewählten Lagerbereichs erstellt.

Sauber strukturierte Abläufe
Invent greift auf die von SAP angelegte Datei zu und führt eine Lagerstrukturanalyse durch. Nachdem die Planung des Inventurprogramms beendet ist, generiert das System eine Datei, welche die zu zählenden Artikel enthält. Die Datei wird an das SAP-System übermittelt, das dann die Inventurbelege erstellt.
Mithilfe der Belege wird die Inventur durchgeführt. Ist die Zählung der Artikel beendet, werden die Daten eingegeben und an Invent weitergeleitet. Aus den Ergebnissen der Pilot-Stichprobe errechnet der Sequenzialtest die Annahme- und Ablehnungsgrenzen. Liegen die Ergebnisse innerhalb der Grenzen, ist die Inventur an dieser Stelle beendet, und die Daten können für den Jahresabschluss verwendet werden. Überschreiten die Inventurdaten die ermittelten Grenzen, muss die Inventur ausgeweitet werden.

Erhebliche Arbeitserleichterung
»Der Einsatz von Invent bringt uns einen großen Nutzen«, unterstreicht Oerlikon-Contraves-Lagerleiterin Bettina Mühlebach, »die Arbeitserleichterung ist erheblich. Vor dem Einsatz von Invent wurden pro Jahr 38.000 verschiedene Artikel gezählt. Heute zählen wir nur noch 7.800 Positionen. Man muss aber berücksichtigen, dass wir den Inventuraufwand vor dem Einsatz von Invent bereits durch die Selektionsinventur reduziert hatten. Wäre dies nicht geschehen, wäre die Differenz noch viel größer.«

Hohe Bestandssicherheit
Trotz des reduzierten Aufwands leidet die Bestandssicherheit in den Lägern von Oerlikon Contraves in keiner Weise. »Mit der abteilbezogenen Verwaltung, dem konsequenten First-in/First-out und der Zusatzinventur durch die Kommissionierer sind die bewegten Bestände stets unter Kontrolle «, freut sich Logistikleiter Lehmann. Bei der Zusatzinventur prüfen die Kommissionierer, ob in den Abteilen der von ihnen kommissionierten Artikel auch die Restmenge stimmt. Dies betrifft allerdings nur Artikel mit einer überschaubaren Restmenge von 1 bis 10 Stück. Aufgrund der erheblichen Aufwandsreduzierung durch Invent und der Einsparung von 1,5 Mannjahren rechnet Kurt Lehmann mit einer Amortisationsdauer des Systems von deutlich weniger als einem Jahr. Neben der Minimierung des Inventur-Aufwands durch Invent heben die Verantwortlichen bei Oerlikon Contraves auch die umfangreiche Protokollierung des Programms hervor, die eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung garantiert.
www.inventuroptimierung.de

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