20. JULI 2018

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Praxis - Norddeutschlands führender Händler für Auto- und Motorradteile hat mit einem mobilen Datenerfassungssystems seine Lagerbestandsführung optimiert und damit den Kundenservice weiter verbessert. Erheblichen Anteil daran hat innovative Technik von ACD.

Als führender Großhändler für Fahrzeugteile und Werkstatteinrichtung im norddeutschen Raum hat die Hamburger Johannes J. Matthies GmbH & Co. KG in ihrem Vertriebsgebiet einen guten Namen. Seit 75 Jahren ist das Familienunternehmen im Fahrzeugteile-Sektor tätig und erwirtschaftet heute einen Jahresumsatz von mehr als 150 Millionen Euro. In seinen 16 Verkaufshäusern und der Serviceabteilung bemühen sich rund 750 Mitarbeiter um die optimale Betreuung der Kunden zu den wichtigsten zählen freie Werkstätten, Facheinzelhändler, Vertragswerkstätten und Reifenhändler. Um zu gewährleisten, dass bestellte Waren ohne Wartezeit geliefert werden können, werden in jedem der regional verteilten Verkaufshäuser bis zu 50.000 Artikel gelagert. Zur Belieferung seiner Kunden nutzt das Unternehmen einen eigenen Fuhrpark mit 120 Auslieferungsfahrzeugen.
Matthies ist stets bestrebt, höchste Lieferfähigkeit und -qualität bei optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten. Um dieses Ziel zu verwirklichen, ist man ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen, die beispielsweise helfen, die Logistikprozesse weiter zu optimieren. Im Rahmen dieser Bemühungen entschied man sich für den Einsatz eines mobilen Datenerfassungssystems mit Handterminals im WLAN. Vor der Einführung des neuen MDE-Systems wurden alle Bestellvorgänge und Warenbewegungen manuell und mit Belegen durchgeführt. Telefonisch, per Fax oder über das Internet trafen die Kundenbestellungen in den Verkaufshäusern ein.

Früher ging viel Zeit verloren

Die Bestellaufträge wurden von Mitarbeitern erfasst und ins zentrale Warenwirtschaftssystem eingegeben. Der daraufhin erzeugte Lieferschein wurde in den Lägern vor Ort ausgedruckt, um gleichzeitig als Kommissionierauftrag zu dienen. Der Kommissionierer nahm die bestellte Ware aus den Regalen und packte sie in die Kommissionierbehälter. Nachdem der Mitarbeiter seine Aufträge anhand des Lieferscheins abgearbeitet hatte, wurden die Waren zum Warenausgang gebracht und zur Auslieferung bereitgestellt. Lutz Schlichting, Leiter Rechnungswesen/EDV bei Matthies: »Die Maxime der optimalen Kundenbetreuung führte natürlich zu einer größeren Arbeitsbelastung der Verkaufshäuser. Durch die belegorientierte Auftragsabwicklung ging sehr viel Zeit verloren, da die Mitarbeiter nicht auftragsübergreifend arbeiten konnten und so die Laufwege im Lager nicht optimiert waren. Hinzu kam, dass früher Buchungen im System aufgrund der belegorientierten Arbeit nur zeitversetzt erfolgten. Bei einer Leistung von mehreren Millionen Lieferscheinen pro Jahr und durchschnittlich zwei Positionen pro Lieferschein sahen wir in diesem Bereich ein großes Optimierungspotenzial.« Zusammen mit dem Systemhaus soIT aus Lübeck, einem langjährigen Partner des Hauses Matthies, wurde ein Projektteam gebildet, um eine passende Lösung zu finden. Die IT-Experten schlugen vor, durch direkte Online-Verbuchung aller Vorgänge im Lager, die Bestandsgenauigkeit wesentlich zu verbessern. Zudem sollten die Laufwege optimiert werden und die Kommissionierung nur noch beleglos erfolgen. Da die Realisierung dieses Projektes nur durch den Einsatz mobiler Datenfunkterminals möglich war und größter Wert auf die Ergonomie und Funktionalität dieser Handterminals gelegt wurde, machte sich das Projektteam die Auswahl geeigneter Hardware nicht leicht.

Einfache Bedienbarkeit

»Im Zuge der Projektumsetzung untersuchten wir Handterminals verschiedener Hersteller auf ihre Einsatzmöglichkeit«, erinnert sich Lutz Schlichting. »Im Vordergrund stand hierbei die einfache Bedienbarkeit der Geräte. Die Handterminals sollten über ein großes Farbdisplay mit Touchpanel verfügen, leicht und handlich sein und eine lange Betriebsdauer bieten.« Wichtig war außerdem, dass sich die Kommissionierer schnell in die Bedienung der Geräte einarbeiten und sich problemlos an die beleglose Arbeitsweise gewöhnen sollten. »Das Produkt des süddeutschen Herstellers ACD Elektronik aus Achstetten erfüllte die Anforderungen in geradzu perfekter Weise und hat uns und den Kunden Matthies in allen Bereichen überzeugt«, erklärt soIT-Geschäftsführer Bernt Penderak. »Außerdem zeigten sich die MDE-Spezialisten von ACD hinsichtlich individueller Sonderwünsche und möglicher Nachrüstungen – wie beispielsweise RFID-Leser oder UMTS-Funkmodul sehr flexibel. Wir wollten uns nämlich offen halten, bei Bedarf nachträgliche Modifikationen und Erweiterungen an den Handterminals durchführen zu lassen, um die Geräte auch in anderen Bereichen der Firma Matthies einsetzen zu können«, erklärt soIT-Chef Bernt Penderak.

Perfekte Einpassung ins System

»Die Datenterminals von ACD«, so Penderak, »passen perfekt zu der Systemlösung, die wir für Matthies entwickelt haben. Besonders gefallen hat uns die hohe Lesequote des integrierten Barcodescanners, der auch beschädigte oder verschmutzte Etiketten mühelos einlesen kann.« Bei Installation des neuen MDE-Systems mussten die Spezialisten von soIT eine Besonderheit beachten. Die Vorgänge aller Matthies-Verkaufshäuser werden zentral auf dem Server im gemeinsamen Rechenzentrum gebucht. Das heißt, dass auf den Datenterminals selbst keine relevanten Applikationen installiert sind, sondern lediglich eine Benutzeranpassung vorgenommen wurde. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Warenbewegungen der 16 Verkaufshäuser sofort online gebucht werden und die Lagerbestände immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Nahtlose Kommunikation

Durch die Installation von 180 Access-Points ist es möglich, dass die mobilen Terminals von jedem Punkt in den Verkaufs- und Lagerräumen aller Matthies-Standorte mit dem zentralen Warenwirtschaftssystem kommunizieren können. In der ersten Phase des Projektes lieferte ACD Elektronik 180 mobile Datenterminals des Typs M250 an Matthies. Kurzfristig wird die Gesamtmenge bei mehr als 250 Geräten liegen. Nach Einführung der datenfunkgestützen Arbeit mit den Terminals hat sich der Arbeitsablauf in den Lägern der Verkaufshäuser stark verändert. Die Handterminals sind über den eingebauten WLAN-Adapter online mit dem zentralen Server verbunden, sodass alle relevanten Informationen und Arbeitsanweisungen auf dem Display abgebildet werden können.

Verschiedene Sicherheitszertifikate

Zu Beginn der Schicht meldet sich der Mitarbeiter über eine ihm zugewiesene Benutzer-PIN im System an. Durch verschiedene Sicherheitszertifikate ist gewährleistet, dass sich nur die zugelassenen MDE-Geräte in das Matthies-Netzwerk einwählen können. Nach der Anmeldung gelangt der Mitarbeiter in ein Hauptmenü, in dem er über das Touchdisplay das gewünschte Programmmodul aufrufen kann. Je nach Erfordernis wird der Mitarbeiter nun durch die Warenentnahme oder Wareneinlagerung geleitet.
Im Programmmodul der Wareneinlagerung beispielsweise erscheint eine Aufgabenübersicht, nach der die Vorgänge abzuarbeiten sind. Der Mitarbeiter kann jetzt mit dem eigentlichen Einlagerungsprozess beginnen. Dazu bringt er im Wareneingang an der gelieferten Ware einen Barcode an und leitet die Begleitpapiere zur Warenwirtschaftsstelle weiter, wo diese im System gebucht werden. Anschließend wird die Ware gescannt. Auf dem Terminal wird nun angezeigt an welchen Lagerort die Ware gebracht werden muss. Hat der Mitarbeiter diese eingelagert, scannt er anschließend als Bestätigung der Einlagerung einen am Lagerplatz angebrachten Barcode. Nachdem alle Positionen eingelagert sind, muss der Mitarbeiter den Abschluss der Einlagerung nochmals bestätigen. Besonders die Kommissionierer profitieren stark von der Umstellung auf beleglose Kommissionierung. Sobald die Bestellung eines Kunden in den Verkaufshäusern eingeht, werden diese im System verarbeitet und hieraus Kommissionieraufträge erstellt. Die Aufträge werden so erteilt, dass ein Mitarbeiter nach Möglichkeit immer mehrere Bestellungen gleichzeitig kommissionieren kann. Der Kommissionierer erhält nach Anmeldung auf seinem Terminal die abzuarbeitenden Aufträge angezeigt.

Eindeutige Information

Das System gibt vor, abhängig von der Anzahl der Bestellungen, wie viele Behälter der Kommissionierer mitnehmen muss. Anschließend wird er wegeoptimiert vom System zu den verschiedenen Lagerplätzen geführt. Vor der Entnahme der Ware scannt der Mitarbeiter das Lagerfach, um so die Richtigkeit des Artikels zu verifizieren. Jetzt muss er die Anzahl der entnommenen Artikel auf dem Terminal bestätigen. Abschließend muss noch der am Kommissionierbehälter angebrachte Barcode gescannt werden. Hierdurch bestätigt der Mitarbeiter die Ablage der Ware in die richtige Kommissionierbox. Hat der Kommissionierer seinen Auftrag beendet, bringt er die Ware zum Warenausgang, wo sie verpackt und ihr ein Beipackzettel beigelegt wird.
»Eine Besonderheit des soIT-Systems ist, dass die ACD-Terminals als Thin Clients arbeiten«, erklärt Thorsten Rams, Vertriebsingenieur von ACD. »Sie können somit in jeder Filiale beliebig eingesetzt werden, da sie sich mit ihrem Windows-Betriebssystem neutral verhalten und alle benötigten Informationen vom zentralen Server beziehen.«
»Zudem ist es möglich, dass der Lagerleiter korrigierend in die Abarbeitung eingreifen kann. Über einen Monitor kann er die zu bearbeitenden Aufgaben einsehen und bei dringenden Bestellungen oder Stau die Aufträge auf andere Mitarbeiter verteilen«, ergänzt Frank Döhrn, neben Bernt Penderak weiterer Geschäftsführer der soIT GmbH und verantwortlich für die Software-Entwicklungen des Systemhauses. Er weist darauf hin, dass sein Softwareprodukt »eine neutrale Schnittstelle besitzt und zur beleglosen Online-Buchung mit den verschiedensten Warenwirtschaftssystemen geeignet ist. Software und Projekterfahrung lassen sich somit auf beliebige Branchen übertragen.« Direkt nach der Umstellung auf das neue MDE-System bei Matthies machten sich die Vorteile der innovativen Lösung bemerkbar. Die Buchung der Wareneinlagerungen und -entnahmen in Echtzeit hat zur Folge, dass die errechneten Bestände im Warenwirtschaftssystem mit den tatsächlichen Beständen in den Lägern exakt übereinstimmen. Somit realisierte sich das angestrebte Ziel, die Optimierung der Bestandsführung, sehr schnell.

Enorm verbesserte Lieferqualität

Auch die Qualität der Lieferungen hat sich enorm verbessert. Durch das Scannen der Barcodes während des Kommissionierens kommt es nicht mehr zu Verwechslungen, da das System auf mögliche Abweichungen sofort aufmerksam macht. »Ausschlaggebend für die positiven Effekte in unseren Lägern war mit Sicherheit auch die gute Zusammenarbeit zwischen ACD und SoIT,« bestätigt Lutz Schlichting von Matthies. »ACD stand uns und den Mitarbeitern von SoIT bei Fragen oder Problemen immer zur Seite und ermöglichte so die rasche Umsetzung des Projekts. Die Krönung aber war die unkomplizierte Erfüllung eines besonderen Wunsches: die Einfärbung der Handheld-Gehäuse in roter Farbe; passend zu unserer Logo-Farbe. Dieser Punkt ist zwar nicht funktionsrelevant, führte neben der problemlosen Bedienbarkeit der Geräte auch zu der schnellen Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.

Rundum gute Zusammenarbeit

Der Aspekt der guten Zusammenarbeit hat auch Auswirkungen auf die weiteren Planungen im laufenden Betrieb. »Wir denken nach den guten Erfahrungen natürlich auch über Erweiterungen des Systems nach. Möglich wäre beispielsweise der Einsatz mobiler Datenterminals in Versand und Transportlogistik. Wenn beispielsweise die Fahrer mit den UMTS-Handterminals ausgestattet und damit die Auslieferungsdokumentation und das Kassieren abgewickelt werden, wäre eine vollständige Warenverfolgung vom Waren-eingang bis zum Kunden möglich«, verdeutlicht Bernt Penderak von soIT. Ebenso ist die Kommissionierung per Sprachanweisung (Pick-by-Voice) eine Alternative, die das ACD-Terminal beherrscht und derzeit als Option im Hause Matthies diskutiert wird. Die bisher eingesetzte MDE-Lösung mit Datenfunkterminals bescherte dem Unternehmen bereits eine Leistungs- und Geschwindigkeitssteigerung von mehr als 20 Prozent. Zurückzuführen ist dies auf die wegeoptimierte und auftragsübergreifende Kommissionierung. Die mobilen Geräte ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Auftragsabwicklung und sind wesentlich einfacher zu handhaben als die Kommissionierung mit Belegen.«
www.soit.de
www.acd-elektronik.de

Ausgabe:
lj 02/2009
Unternehmen:
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