Scanner statt Bestellblock

Technik

Praxis - Bestellungen papierlos aufnehmen, Auftragsdaten via Mobilfunk weiterleiten, Lieferungen beschleunigen, Fehler reduzieren das Beispiel Glaskoch zeigt, dass mobile Datenerfassung im Vertrieb viele Vorteile hat.

11. Oktober 2011

Durch die Glasprodukte von Leonardo, Geschenk- und Lifestyle-Artikel von hoher Qualität, ist das Unternehmen Glaskoch B. Koch jr. nicht nur innerhalb seiner Branche eine feste Größe. Auch das breite Publikum kennt seine Produkte. Umfasst das permanente Sortiment doch mehr als 2.000 Artikel. Neben den Produkten der Marke Leonardo vertreibt Glaskoch hochwertige Glas- und Geschenkartikel auch unter der Marke Montana. Am Hauptstandort von Glaskoch in Bad Driburg arbeiten 320 Mitarbeiter. Die Zahl der Verkaufsstellen liegt weltweit bei 6.000. Weltweit sind Leonardo-Produkte in 79 Ländern erhältlich. In Deutschland umfasst das Filialnetz sieben Stores, elf Franchise-Unternehmen und mehr als 2.700 Verkaufsstellen. Produziert werden die Glasartikel rund um den Globus.

80 Prozent aller Bestellungen erreichen das Warenwirtschaftssystem von Glaskoch auf elektronischem Wege. Neben EDI-Datenaustausch mit dem Handel und Online-Bestellungen über das Internet ist die Daten-Übertragung durch den Außendienst (via MDE-Gerät und Mobilfunknetz) eine weitere Säule im Vertriebswesen von Glaskoch. Sein Anteil am Gesamtaufkommen der übertragenen Auftragsdaten liegt bei 30 Prozent.

Stringente Prozesse

Die mobile Bestelldaten-Erfassung wird hautsächlich in zwei Vertriebsbereichen genutzt: zum einen bei Besuchen der Außendienstmitarbeiter in Filialen, Shops und Verkaufsstellen, zum anderen bei Produktpräsentationen und Messen in ganz Europa. Der typische Bestellvorgang läuft dabei wie folgt ab: Der Vertriebsmitarbeiter beginnt die Auftragserfassung an seinem Handterminal mit der Eingabe der Kundennummer oder alternativ mit der Neuanlage eines Neukunden. Anschließend betrachtet er mit dem Kunden das Sortiment anhand der ausgestellten Produkte oder bei Neuvorstellungen anhand spezieller Katalogkarten mit farbigen Bildern und mit Barcodes der Artikelnummern. Wird ein Artikel bestellt, scannt der Vertriebsmitarbeiter den EAN-Barcode direkt am Produkt oder von der Katalogkarte. Auf dem Farbdisplay seines Handhelds werden nun Artikelstammdaten wie EK-, VK-, Sonderpreis und Lagerbestand sowie die Lieferzeit angezeigt. Zur Bestätigung wird die gewünschte Stückzahl eingegeben, worauf eine MobiDiK genannte Software den Gesamtwert des bisher erfassten Auftrags anzeigt – eine Vorgehensweise, die Fehlbestellungen weitgehend verhindert. Mögliche Mengenfehler etwa werden durch eine Plausibilitätsprüfung erkannt und können sofort korrigiert werden. Natürlich werden auch die direkte Artikeleingabe und diverse Suchfunktionen unterstützt. Das Farbdisplay und die Funktionstasten am Casio-Handheld vereinfachen die Nutzung der Software und helfen, Eingabefehler zu vermeiden.

Effektive Fehlervermeidung

Die mobile Datenübertragung – im Fall von Glaskoch an das zentrale Warenwirtschaftssystem in Bad Driburg – wird von der Handheld-Software MobiDiK unterstützt, sodass auch hier keine Fehler auftreten können. Nur einmal, bei der Inbetriebnahme des Handhelds für einen bestimmten Mitarbeiter, wird sein Mobiltelefon über eine Bluetooth-Verbindung mit dem Casio-Gerät gekoppelt. Dabei werden die Daten des Mitarbeiters sowie die Anschlussdaten der Zentrale eingegeben. Fortan lässt sich die mobile Datenübertragung leicht und sicher über eine Funktionstaste am Casio-Handheld starten. Alternativ zur Bluetooth-Kopplung zwischen Handheld und Mobiltelefon kann auch eine IrDA-Verbindung per Infrarotlicht oder eine Datenübertragung mit Kabelverbindung gewählt werden. Das zentrale Warenwirtschaftssystem startet sofort nach Bestelleingang die Bearbeitung des Auftrags, indem die Kommissionier-Aufträge an die Staplerfahrer im Lager übertragen und gleichzeitig die Versandpapiere bereitgestellt werden. Mit der Aufgabe, den gesamten Bestellvorgang zu optimieren, die Fehlerrate zu minimieren und die Effizienz zu steigern, war das Systemhaus Richard Müller aus Dortmund von Glaskoch betraut worden. Am Ende entschied man sich für das neue Casio-Handheld DT-X7 und die aktuelle Version der Software MobiDiK – eine MDE-Lösung für den Vertriebsaußendienst, die sämtliche Anforderungen von Glaskoch erfüllte. Viele Features des DT-X7 werden von der Software bestens unterstützt, neben dem kontrastreichen Farbdisplay und den farbigen Funktionstasten auch die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten und der große Speicher des Handcomputers. Aber auch die anderen Merkmale des DT-X7 können sich sehen lassen: ergonomisch günstige Anordnung des Barcodescanners, geringes Gewicht (145 Gramm inklusiv Akku), robustes Kunststoffgehäuse und hohe Temperaturresistenz (bis zu 50 Grad Celsius).

Hochperformanter Laserscanner

Der Hochgeschwindigkeitslaserscanner des DT-X7 erlaubt das schnelle und fehlerfreie Einlesen von strichcodierten Artikelnummern selbst bei beschädigten oder verblassten Barcodes. Zudem beschleunigen der Lesebereich zwischen 40 und 400 mm sowie das akustische, optische und vibrierende Vermelden eines erfolgreichen Scans die Datenerfassung sehr deutlich. Auch eine Lesebestätigung per Sprachausgabe ist möglich. Wichtig auch: Unter Windows CE bietet der Prozessor des DT-X7 genügend Rechenleistung und Speicher für die MobiDiK-Vertriebslösung.

Das Zusammenspiel von MobiDiK-Software und Casio-Handgeräten rechnet sich. Kalkuliert man den Aufwand für die manuelle Auftragsbearbeitung mit rund acht Euro pro Auftrag, ergibt sich bei durchschnittlich 250 Aufträgen, die täglich per mobiler Datenerfassung und automatischer Datenübertragung in der Leonardo-Zentrale eingehen, eine Kostenersparnis von 2.000 Euro pro Tag. »Aber so dürfen wir nicht rechnen«, meint Außendienstleiter Ralph Unterbäumer. »Weil nicht Rationalisierung und Kosteneinsparungen im Vordergrund standen, sondern Fehlerminimierung und Prozessoptimierung, war die Reduzierung der Auftragsdurchlaufzeiten und damit die fehlerfreie und schnelle Belieferung der Kunden unser oberstes Ziel.«

Daten & Fakten

Glaskoch B. Koch jr. (GmbH + Co. KG) ist seit jeher ein Vorreiter in Sachen mobile Datenerfassung im Bestellwesen. Der Einsatz etlicher Hard- und Software-Generationen in zwei Jahrzehnten führte zu viel Praxiserfahrung.

Der Vertriebsaußendienst des Unternehmens nutzt heute bei der Bestelldatenerfassung die mehrsprachige Sofwarelösung MobiDik auf handlichen Casio-Terminals mit integriertem Barcodescanner.

Erschienen in Ausgabe: 05/2011