Stoffe aus dem Münsterländer Emsdetten haben Tradition. Hervorgegangen aus der 1921 gegründeten Emsdettener Baumwollindustrie produzieren die Schmitz-Werke seit 1952 Dekorations- und Markisenstoffe sowie verwandte Produkte auf hohem Qualitätsniveau. Mit ihren Kernmarken Markilux, Drapilux und Swela ist die Unternehmensgruppe inzwischen weltweit vertreten.

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Durch Innovationskraft und zielgerichtete Unternehmensstrategie haben sich die Schmitz-Werke eine führende Position im Textilmarkt erarbeitet. Das Angebot an Stoffen und Geweben mit flammenhemmender sowie schmutz- und geruchsabweisender oder neuerdings auch keimtötender Ausrüstung hat das Unternehmen zudem zur Nummer 1 unter den Objektausrüstern für Krankenhäuser oder Hotels werden lassen. Das mittelständische Familienunternehmen setzt sich aus zwölf Gesellschaften zusammen, in denen insgesamt 733 Mitarbeiter beschäftigt sind. Trotz der wirtschaftlich angespannten Zeiten konnte die Unternehmensgruppe mit einem Umsatz von 101,8 Millionen Euro in 2003 das Vorjahresergebnis um 6,9 Prozent steigern.

Komplexe Lagerstruktur

In der Weberei werden Stoffe vorrangig auf Lager produziert. Dies liegt zum einen daran, daß der Absatz der Produkte stark wetterabhängig ist. Zum anderen agieren die Schmitz-Werke für ihre Web-Erzeugnisse auch als Großhändler. „Die Zufriedenheit unserer Kunden hat höchste Priorität“, stellt Günther M. Feldbacher, Mitglied der Geschäftsführung, klar. „Wenn Kunden heute Ware bestellen, wollen sie die Lieferung morgen im Haus haben.“ Für das Erreichen einer diesbezüglichen Lieferfähigkeit von rund 95 Prozent innerhalb von 24 Stunden sind die Lager in Emsdetten stets gut gefüllt.

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Neben den Rohmaterialien, die für die Herstellung von Stoffen notwendig sind - dazu zählen unter anderem Garne und Web-Ketten - muß natürlich auch jede Menge an Kleinteilen und Metallprofilen für die Endproduktion fertiger Markisen und Beschattungssystemen bevorratet werden.

Mobile Datenscanner

Fertige Stoffe werden nur selten in ihren ursprünglichen Produktionsgrößen verkauft. Entsprechend den Bestelldaten werden die bis zu drei Meter breiten Stoffbahnen im Fertiglager von automatischen Schneidemaschinen auf die Bestellgrößen zugeschnitten. Dabei werden die relevanten Werte wie Material und Schnittmaß mit mobilen Datenscannern von Symbol erfaßt. Sowohl für die bestellte als auch für die verbleibende Ware werden nun Etiketten generiert und ausgedruckt. Für die Lagerhaltung ergibt dieses unumgängliche Procedere eine Vielzahl an Einzelpositionen eines bestimmten Produktes.

Aufwendige Erfassung

Spätestens bei der alljährlich durchgeführten Inventur zeigten sich in den Schmitz-Werken Nachteile dieser aufwendigen Artikelerfassung. Alfred Bordewick, Versandleiter und zudem für das Fertigwarenlager verantwortlich, wird deutlich: „Während unserer Inventur in 2002 haben wir insgesamt 42.500 Einzelpositionen im Lager ausgezählt. Jedes einzelne Regalfach in den Lagerbereichen mußte datentechnisch erfasst und in der Inventurliste abgehakt werden.“ Insgesamt 48 Mitarbeiter waren rund zwei Tage damit beschäftigt, diese klassische Form der Inventur durchzuführen. „Immerhin kommen wir so unseren Kollegen aus Buchhaltung und Verwaltung wenigstens einmal im Jahr etwas näher“, ringt Bordewicks Stellvertreter Rainer Albers dieser Situation immerhin einen positiven zwischenmenschlichen Aspekt ab.

Die zu Buche schlagenden Zahlen gaben allerdings weniger Anlaß zur Zufriedenheit.

Erhebliches Fehlerpotential

Insgesamt 492 Stunden wurden von der Zeiterfassung für das Auszählen der Artikel und die notwendigen Inventurarbeiten der EDV-Abteilung errechnet. Und darin waren Stillstand- und Wegezeiten noch nicht einmal inbegriffen. Des weiteren ist nachvollziehbar, daß allein die Menge der zu erfassenden Positionen ein nicht unerhebliches Fehlerpotential enthält. Eine automatisierte Lösung für eine Stichprobeninventur, die sich allerdings problemlos in die bestehende ERP-Struktur einbinden lassen mußte, sollte Abhilfe schaffen. Daher ist seit gut einem Jahr im Textilbereich der Schmitz-Werke das Programm Invent des Aachener Spezialisten Inform im Einsatz.

Der Gedanke, den jährlich anfallenden, immensen Aufwand für Inventurarbeiten durch eine Stichprobeninventur zu reduzieren, war nicht neu. Seit Jahren bereits sprach sich Schmitz-Werke Geschäftsführungsmitglied Feldbacher für die Einführung eines entsprechenden Systems aus. Doch derart gravierende Änderungen innerbetrieblicher Abläufe bedürfen nicht zuletzt der Akzeptanz der Mitarbeiter. Offene Ohren und die nötige Unterstützung für seine Vorstellungen fand Feldbacher nach einem personellen Wechsel in der Controlling-Abteilung seines Unternehmens Ende 2002. Bereits im März 2003 wurden auf der Cebit konkrete Gespräche mit Inform über deren Inventurprogramm Invent geführt. Eine Machbarkeitsstudie, welche die Software-Spezialisten aus Aachen noch im selben Monat in den Schmitz-Werken durchführten, erbrachte das Ergebnis, daß sich Invent ideal in die bestehenden Lager- und EDV-Strukturen einbinden ließ.

Zügige Entscheidung

„Natürlich hatten wir uns bereits seit einiger Zeit über Anbieter geeigneter Systeme informiert“, erklärt Günther M. Feldbacher die zügige Entscheidung für Invent, „eine ernsthafte Alternative zu Invent haben wir aber nicht gefunden. Zudem entsprachen die Möglichkeiten, die Invent bereitstellte, genau unseren Vorstellungen.“

Eine wesentliche Bedingung an Invent war die uneingeschränkte Kompatibilität mit der vorhandenen EDV-Struktur samt Datenfunksystem. Kern dieser Struktur ist das ERP-System Imos von der Bäurer Management Consulting GmbH, einem Beratungs- und Systemhaus mit Ausrichtung auf ganzheitliche Betreuung und Integration von IT-Lösungen.

Favorisierter Lieferant

Da bereits 1998 innerhalb des ERP-Projektes die Möglichkeit einer Inventur-Optimierung zwischen Bäurer und den Schmitz-Werken diskutiert wurde, waren die Voraussetzungen für Invent nach stufenweiser Verbesserung der Qualität der Lagerlogistik gegeben. Zudem hatten auch die Experten von Bäurer Management Consulting das Haus Inform als Lieferant für das Stichproben-Inventursystem favorisiert. Die Koordination des Projektes - von der Terminplanung über die notwendigen Anpassungen in Imos - sowie die termingerechte Bereitstellung der Software-Komponenten mit abschließendem Test der Systeme erfolgte durch das Haus Bäurer. Einer Stichprobeninventur für das Jahr 2003 stand somit nichts mehr im Wege.

Entscheidend für den Erfolg einer Stichproben-Inventur ist die Wertestruktur der zu erfassenden Produkte. Im ersten Schritt erzeugt Invent eine Liste aller im Lager befindlichen Produkte, die sogenannten Urdaten. Aus dieser wählt der Anwender seine Stichproben aus, die dann zu einer neuen Liste zusammengestellt und wieder an das Produktivsystem zurückgespielt werden. Im Fall der Schmitz-Werke wurden anhand eines werksintern abgestimmten Schlüssels 7.000 von den zum Inventurzeitpunkt 42.500 eingelagerten Positionen für die Stichproben ausgewählt. Die nun erzeugte Pickliste gab neben der Stückzahl der ausgewählten Produkte auch die genaue Angabe des Lagerplatzes vor.

Zu Beginn der Inventur erfaßten die Mitarbeiter mit ihren Funkscannern zunächst die Stichproben auf der Inventurliste. Wegeoptimiert wurden sie dann zu den Lagerplätzen geführt. Invent unterteilte dafür das Lager in Etappen, wobei auch Kriterien wie Greifhöhen und gegebenenfalls nötige Hilfsmittel berücksichtigt wurden. Am Ziel angekommen, mußten die Mitarbeiter die zu erfassenden Artikel gemäß Inventurliste abscannen (wie bereits erwähnt, ist jede eingelagerte Position mit einem eigenen Barcode versehen). Die Stichproben-Ergebnisse wurden dann via Datenfunk direkt ins ERP-System eingespeist. Bei abweichenden Soll- und Ist-Daten ermöglichte eine unmittelbare Rückmeldung die sofortige Korrektur von Aufnahmefehlern. Eine abschließende Kontrolle stellte sicher, daß alle Produkte erfaßt wurden.

Hervorragendes Ergebnis

Das Ergebnis der ersten Inventur nach Stichproben-Verfahren war hervorragend. „Invent hat alle Erwartungen mehr als erfüllt“, zeigt sich Schmitz-Werke Versandleiter Alfred Bordewick begeistert. „Wir haben die gesamte Inventur allein mit den Kollegen aus unserem Lager abgeschlossen. 20 Mitarbeiter reichten aus, um die komplette Auszählung durchzuführen. Auch das vorgegebene Zeitlimit von einem Tag konnten wir einhalten.“ Gravierend auch die Zeitersparnis in der EDV: „Den 81 Stunden, die wir EDV-seitig in die noch herkömmliche Inventur 2002 investierten, stehen für die Stichproben-Inventur in 2003 nur noch 19 gegenüber, also weniger als ein Viertel“, schließt sich Mike Wieland, verantwortlich für den EDV Bereich der Schmitz-Werke, dem Lob Bordewicks an. Insgesamt konnten durch den Einsatz von Invent 276 erfaßte Arbeitsstunden eingespart werden. Das sind 56 Prozent weniger als im Vorjahr und entspricht immerhin rund 38 Mann-Tagen.

Neben den zählbaren Erfolgen zeigte die Stichproben-Inventur noch einen anderen positiven Aspekt. Alfred Bordewick: „Da jetzt mit der Inventur nur noch die Personen beschäftigt sind, die ohnehin das ganze Jahr über im Lager arbeiten, können wir von einer noch sorgfältigeren Erledigung der Inventuraufgaben ausgehen.“

Doch nicht nur innerbetrieblich fand das neue Inventur-Verfahren uneingeschränkten Anklang. „Von großem Interesse waren die neuen Abläufe auch für unseren Wirtschaftsprüfer, der sich alle Einzelheiten vor Ort angeschaut hat und sehr detailliert in das Verfahren eingestiegen ist. Aller anfänglichen Skepsis zum Trotz waren wir dann überrascht, wie schnell die Wirtschaftsprüfung mit im Boot war“, freut sich Mike Wieland über die Akzeptanz von behördlicher Seite. „Die haben uns sogar freigestellt, die Stichprobenliste weiter zu kürzen.“ Möglich wäre beispielsweise, daß künftig nur noch Positionen ab einem bestimmten Wert erfaßt werden. Da die Schmitz-Werke jedoch auch einen innerbetrieblichen Nutzen ziehen wollen, soll die Rationalisierung nicht zu weit getrieben werden. Die derzeit eingestellten Daten stellen einen gesunden Kompromiß dar, der den Verantwortlichen einen aussagekräftigen Querschnitt durch die aktuellen Lagerwerte liefert.

Alle Erwartungen erfüllt

Mit einer Kostenersparnis von 6.000 Euro pro Inventur hatten die Verantwortlichen der Schmitz-Werke in Bezug auf den Return-of-Investment des Stichprobensystems eher pessimistische Werte zugrunde gelegt. Aber selbst danach werden sich die Gesamtkosten für Invent bereits nach rund drei Jahren amortisiert haben.

Einmal in Betrieb, wurde das System von seinen Anwendern durchweg positiv aufgenommen. Eine maßgebliche Rolle hierbei spielte die einfache Handhabung, welche die Bedenken auch der zögerlichen Mitarbeiter schnell zerstreute. Der Schulungsaufwand von nur einem halben Tag spricht für sich.

Invent wird derzeit nur im Textilbereich der Schmitz-Werke eingesetzt. Außer Frage steht jedoch, daß nun sukzessive auch in den anderen Unternehmensbereichen die Stichproben-Inventur eingeführt wird. Überlegt wird zudem die Erweiterung des Systems auf eine permanente, also ganzjährige Stichprobeninventur. Mit jedem einzelnen Geschäftsablauf würde dann automatisch eine Inventur durchgeführt, die im täglichen Betrieb nicht mehr spürbar wäre.