Wer im Unternehmen viel unterwegs ist, muss gerade im Hinblick auf steigende Spritkosten seine Fahrzeugausgaben im Blick behalten. Kraftstoff und Wartung sind teuer, doch auch Verwaltung und Abrechnung verursachen laufende Ausgaben. Mit einer guten Organisation lassen sich unnötige Kosten oft vermeiden. In kleinen Betrieben ist die Geschäftsführung oft für mehrere Aufgaben gleichzeitig verantwortlich, da bleibt zwischen Kundenterminen und Personalfragen kaum mehr Zeit für die Verwaltung eines Fuhrparks. Doch selbst wenn nur ein oder zwei Fahrzeuge genutzt werden, lohnen sich Veränderungen und Anpassungen.
So sehr lohnt sich eine genaue Kostenkontrolle
Wie das Statistische Bundesamt mitteilte, gehörten 2024 rund 99,3 Prozent der Unternehmen in Deutschland zu den kleinen und mittleren Unternehmen. Viele dieser Betriebe sind auf Fahrzeuge angewiesen, um Kunden zu erreichen, Waren auszuliefern oder Arbeitsmaterialien zu transportieren. Bei der Berechnung von Fahrzeugkosten denkt man zunächst an Kraftstoff, doch es fallen mehr Ausgaben an.
Mit einer monatlichen Kostenübersicht lassen sich Veränderungen frühzeitig erkennen. Steigen zum Beispiel die Reparaturausgaben eines älteren Transporters, kann ein Fahrzeugwechsel langfristig wirtschaftlicher sein. Entscheidend sind die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer und nicht allein der Anschaffungspreis.
Tankkosten erfassen und die Abrechnung vereinfachen
Für Selbstständige, die regelmäßig auf Kundenbesuchen sind oder Waren transportieren, gehört Tanken zum Arbeitsalltag. Werden die Kosten bar oder mit unterschiedlichen Bankkarten gezahlt, müssen anschließend alle Belege gesammelt und zugeordnet werden. Besonders bei mehreren Mitarbeitern wächst dieser Verwaltungsaufwand schnell.
Die Experten von Fleetcor empfehlen kleinen Unternehmen deshalb, Tankvorgänge zentral zu erfassen, statt Belege einzeln zu sammeln. Ihrer Einschätzung nach lässt sich der Aufwand besonders gut mit speziellen Tankkartenlösungen für Selbstständige und kleine Betriebe reduzieren, bei denen alle Tankvorgänge über eine Sammelrechnung abgerechnet werden. Dadurch lassen sich Ausgaben leichter einzelnen Fahrzeugen oder Fahrern zuordnen, und das Sammeln von Quittungen entfällt weitgehend.
Ob sich ein solches Modell finanziell lohnt, hängt vom jeweiligen Angebot ab. Neben möglichen Kraftstoffrabatten sollten Betriebe auch Kartengebühren und das vorhandene Tankstellennetz vergleichen. Selbst ein günstiger Tarif nützt wenig, wenn Fahrer dafür Umwege in Kauf nehmen müssen.
Fahrten planen und unnötige Kilometer vermeiden
Die Organisation der täglichen Strecken hat Einfluss auf die Betriebskosten. Wenn ein Fahrer mehrere Kunden innerhalb eines Bereiches besucht, sollten die Termine in sinnvolle Reihenfolge gelegt werden. Das vermeidet unnötige Anfahrten und individuelle Planungen.
Ein Handwerksbetrieb kann beispielsweise die Lieferung von Materialien mit einer ohnehin geplanten Baustellenbesichtigung verbinden. Ein Kurierdienst sollte seine Sendungen nach Liefergebieten bündeln, wenn sich dabei vereinbarte Zeitfenster und Verkehrssituation berücksichtigen lassen.
Hilfreich zeigen sich digitale Routenplaner bei der Organisation, insbesondere bei wechselnden Einsatzorten. Die kürzeste Strecke muss nicht automatisch die schnellste und günstigste sein, Parameter wie Staus und häufige Stopps spielen mit rein.
Wartung nicht erst bei einem Defekt einplanen
Ungeplante Fahrzeugausfälle können für kleine Unternehmen schnell teuer werden. Wenn ein Transporter in die Werkstatt muss, fehlen die Kapazitäten für bereits vereinbarte Aufträge, außerdem entstehen oft Kosten für ein Ersatzfahrzeug.
Regelmäßige Inspektionen und die Kontrolle wichtiger Verschleißteile gehören deshalb zur wirtschaftlichen Fahrzeugverwaltung. Besonders Reifen, Bremsen und Flüssigkeitsstände sollten regelmäßig gecheckt werden und nicht erst, wenn Probleme auftreten.
Am besten funktioniert die vorausschauende Wartung mit einem Konzept, bei dem Kilometerstände und anstehende Termine berücksichtigt werden. Bei mehreren Fahrzeugen macht eine digitale Tabelle Sinn, die nicht nur den nächsten Servicetermin, sondern auch bereits durchgeführte Reparaturen und Kosten beinhaltet.
Man erkennt durch die Aufzeichnung auch, welche Fahrzeuge besonders häufig gewartet werden müssen. Werkstatttermine kann man auf schwächere Zeiten legen, um die Ausfälle zu kompensieren.
Digitale Buchhaltung spart zusätzliche Arbeit
Neben den eigentlichen Fahrzeugkosten, ist die Verwaltung ein wichtiger Punkt. Es gilt, Rechnungen zu prüfen, abzulegen und für die Buchhaltung bereitzustellen. Die Verarbeitung von Einzelbelegen ist zeitaufwändig, was wiederum für die Attraktivität der Tankkarte spricht.
Seit Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium erläutert die geltenden Anforderungen und die Übergangsregelungen für die Rechnungsausstellung.
Für Kleinbetriebe kann die Digitalisierung zum Anlass genommen werden, auch andere Verwaltungsabläufe zu prüfen. Wenn Tankrechnungen, Werkstattkosten und andere Fahrzeugausgaben systematisch erfasst werden, stehen die Informationen für betriebliche Auswertungen schneller zur Verfügung.
Wichtig ist, dass die verwendeten Programme zum eigenen Bedarf passen. Wer als Einzelunternehmer agiert, braucht keine große Fuhrparksoftware.
Wann lohnt sich überhaupt ein eigenes Firmenfahrzeug?
Bei sehr geringem Fahrtenanteil ist ein dauerhaft verfügbares Firmenfahrzeug oft gar nicht nötig. Hier lohnen sich Mietwagen oder öffentlicher Nahverkehr eher. Wenn der Transportbedarf regelmäßig anfällt, sieht die Rechnung anders aus. Ein eigener Transporter steht jederzeit zur Verfügung und kann auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt werden. Allerdings fallen die laufenden Kosten auch dann an, wenn das Fahrzeug zeitweise nicht genutzt wird.
Es macht vor dem Kauf Sinn, die voraussichtlich anfallende, jährliche Fahrleistung, den Transportbedarf und die Finanzierung zu berücksichtigen. Eine Alternative dazu ist Leasing, wobei hier die Kilometerbegrenzungen, Vertragslaufzeiten und Rückgabebedingungen zu überprüfen sind.
Manchmal wird die Notwendigkeit einer eigenen Flotte auch erst mit dem Wachstum des Unternehmens relevant. Am Anfang lohnt es sich nicht, gleich stark zu investieren und Kapital zu binden. Nachlegen und ein Auto anschaffen kann das Unternehmen immer noch, wenn es finanziell passt.