Bekommt ein Lager ein neues Warehouse-Management-System, drehen sich die Workshops um Lagerplatzlogik, Kommissionierstrategien und die Schnittstelle zum ERP. Die Lizenzen für den Server, auf dem das System läuft, tauchen dagegen oft erst am Ende auf, als Zeile im Angebot des Dienstleisters. Dabei entscheidet gerade der Lageralltag mit Schichtbetrieb, geteilten Handscannern und Terminal-Arbeitsplätzen darüber, wie viele Zugriffslizenzen nötig sind und welcher Typ sich rechnet. Im Dreischichtbetrieb kann das passende Modell die Zahl der Lizenzen gegenüber einer Zählung nach Köpfen um rund 40 Prozent senken.
Gezählt wird jeder Zugriff auf den Server
Viele Lagerverwaltungssysteme laufen auf einem Windows Server im eigenen Serverraum. Die Serverlizenz deckt den Betrieb des Betriebssystems ab. Für die Nutzung seiner Dienste verlangen die Lizenzbedingungen zusätzlich eine Client Access License, kurz CAL, die entweder einer Person oder einem Gerät zugeordnet wird.
Im Lager kommen dabei Geräte zusammen, die im Büro kaum vorkommen. Handscanner lesen bei Wareneingang und Kommissionierung GS1-128-Etiketten, über die sich bei durchgängiger Warenkennzeichnung im Lager jede Palette vom Eingang bis zum Ausgang verfolgen lässt. Staplerterminals zeigen Fahraufträge an, an den Packplätzen stehen PCs oder Thin Clients. Jedes dieser Geräte arbeitet mit Daten vom Server und gehört damit in die Lizenzrechnung.
Im Schichtbetrieb rechnen sich Geräte-CALs
Eine Benutzer-CAL gilt für eine Person, unabhängig davon, wie viele Geräte sie nutzt. Eine Geräte-CAL gilt für ein Gerät, gleich wie viele Personen damit arbeiten. Ein Handscanner, den morgens, mittags und nachts jeweils andere Mitarbeitende in die Hand nehmen, braucht als Gerät genau eine Lizenz, während für dieselbe Nutzung drei Benutzerlizenzen anfielen.
Nach den allgemeinen Lizenzbedingungen des Herstellers darf eine Zugriffslizenz frühestens 90 Tage nach der letzten Neuzuweisung derselben Lizenz an eine andere Person oder ein anderes Gerät gehen. Ausgenommen sind ein dauerhafter Geräteausfall oder Verlust, das Ende eines Arbeits- oder Vertragsverhältnisses und die vorübergehende Vertretung bei Abwesenheit. Die Benutzer-CALs von vierzig Aushilfen aus dem Weihnachtsgeschäft dürfen deshalb nach deren letztem Arbeitstag an die nächste Gruppe gehen, ein tägliches Weiterreichen zwischen den Schichten deckt die Regel dagegen nicht. Bei Geräte-CALs stellt sich die Frage gar nicht, wenn die Aushilfen an vorhandenen Geräten arbeiten.
Ein Rechenbeispiel mit drei Schichten
Ein Distributionslager beschäftigt in drei Schichten 96 Personen in der Halle. Im Einsatz sind 30 Handscanner, 12 Staplerterminals und 8 Packplätze. In Disposition und Verwaltung arbeiten 14 Mitarbeitende mit je einem Notebook und einem Smartphone, die beide auf den Server zugreifen. Daraus ergibt sich:
- 30 Scanner, 12 Terminals und 8 Packplätze in der Halle ergeben 50 Geräte-CALs.
- 14 Personen in Disposition und Verwaltung mit je zwei Geräten ergeben 14 Benutzer-CALs.
- Im Mischmodell kommt das Lager damit auf 64 Zugriffslizenzen.
- Nur mit Benutzer-CALs wären es 110 Lizenzen, nur mit Geräte-CALs 78.
Ein solches Nebeneinander ist zulässig. Die Unterlagen sollten dann zeigen, welche Geräte und Personen über welchen CAL-Typ abgedeckt sind.
Thin Clients an den Packplätzen brauchen zusätzlich RDS-CALs
Laufen die Packplätze als Thin Clients, die sich per Remotedesktop mit einem Sitzungshost verbinden, reicht die normale Zugriffslizenz nicht aus. Je nach Modell braucht dann jede Person oder jedes Gerät, das eine solche Sitzung aufbaut, eine RDS-CAL, die zur Windows-Server-CAL hinzukommt. Für die acht Packplätze im Beispiel liegen acht RDS-Geräte-CALs nahe, für Disponenten, die sich abends von zu Hause in eine Sitzung einwählen, eher die Variante pro Benutzer.
Middleware verringert den Lizenzbedarf nicht
In vielen Lagern verbinden sich die Scanner über eine Middleware oder einen Webdienst des WMS-Anbieters, und nur dieses Zwischensystem spricht direkt mit dem Server. Dieselben Lizenzbedingungen halten fest, dass keine Methode, ob Hardware, Software oder Automatisierung, den Lizenzbedarf senkt, wenn sie die direkt oder indirekt zugreifenden Geräte oder Benutzer bündelt. Lizenziert werden deshalb die Scanner und Terminals am Ende der Kette, auch wenn der Server nur einen Dienst als Gegenüber sieht.
Eine neue Schicht wirkt anders als eine neue Halle
Kommt eine Nachtschicht hinzu, die mit den vorhandenen Geräten arbeitet, bleibt die Zahl der Geräte-CALs gleich, bei Benutzer-CALs steigt sie mit jeder neuen Person. Eine zusätzliche Halle bringt dagegen neue Scanner, Terminals und Packplätze, also weitere Geräte-CALs und gegebenenfalls RDS-CALs. Wer das Mischmodell sauber führt, kann beide Fälle aus der Inventarliste beziffern.
Bei einer Erweiterung oder einem Standortwechsel gehören die Lizenzen deshalb in die Projektplanung. Eine Checkliste für den Lagerumzug führt Systemmigration und Scannertechnik ohnehin als eigene Punkte, die Zugriffslizenzen passen direkt daneben.
Die Serverversion gibt den Zeitplan vor
Zugriffslizenzen gelten für die entsprechende Serverversion und ältere Versionen. Wer den Server von 2016 auf 2025 umstellt, braucht deshalb neue CALs in der passenden Version, auch für Geräte, die bisher schon lizenziert waren. Die Supportfristen des Herstellers setzen dafür den Rahmen:
- Windows Server 2016 erhält erweiterten Support bis zum 12. Januar 2027.
- Windows Server 2019 wird bis zum 9. Januar 2029 mit Sicherheitsupdates versorgt.
- Bei Windows Server 2022 endet der allgemeine Support am 13. Oktober 2026, Sicherheitsupdates gibt es bis zum 14. Oktober 2031.
- Windows Server 2025 erhält Sicherheitsupdates bis November 2034.
Steht ein WMS-Projekt an, lohnt es sich, den Serverumstieg in dieselbe Planung zu legen und die Lizenzen einmal passend zum Zielsystem zu beschaffen, statt alte CALs aufzustocken. Beim Kauf von Windows Server CALs zählt dann vor allem, dass Version und Typ zum neuen Server passen. Die RDS-Zugriffslizenzen von Lizenzguru oder auch anderen Anbietern wie License Now reichen vom Jahrgang 2016 bis zur aktuellen Version 2025 und decken damit alle Serverversionen ab, die derzeit noch Sicherheitsupdates erhalten.
Bei Audits zählt die dokumentierte Zuordnung
Bei einer Lizenzprüfung wollen Prüfer wissen, wie viele Lizenzen gekauft wurden, welchem Gerät oder welcher Person sie zugeordnet sind und zu welcher Serverversion sie gehören. Für das Lager bedeutet das, Scanner und Terminals mit Seriennummer zu inventarisieren, die zugehörige Geräte-CAL daneben zu vermerken und diese Liste nach jeder Saison und jedem Gerätetausch abzugleichen.
Die Kaufbelege sind dabei das wichtigste Beweisstück. Als Buchungsbelege müssen Rechnungen nach § 257 HGB acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Für den Lizenznachweis reicht diese Frist nicht immer, weil CALs oft länger in Gebrauch bleiben. Die Belege gehören deshalb so lange griffbereit abgelegt, wie Server und Zugriffslizenzen laufen.
Fazit
Im Lager bestimmen geteilte Geräte und wechselnde Schichten, welches Lizenzmodell wirtschaftlich ist. Für Scanner, Staplerterminals und Packplätze sind Geräte-CALs meist die passende Wahl, Thin Clients brauchen zusätzlich RDS-CALs, und eine Middleware ändert an der Zählung nichts. Weil Zugriffslizenzen an die Serverversion gebunden sind, gehören Serverumstieg, Erweiterungen und Lizenzkauf in denselben Projektplan. Eine Inventarliste mit Zuordnung und Version sowie aufbewahrte Kaufbelege machen den Bestand bei Wachstum planbar und bei einer Prüfung belegbar.